Cómo aprovechar al máximo las nuevas funciones de Gmail

//Cómo aprovechar al máximo las nuevas funciones de Gmail

Gmail y sus nuevas funciones

Gmail comenzó como un proyecto personal en Google, se convirtió en un proyecto beta y se convirtió en un estándar de correo electrónico en unos pocos años. Hoy, millones de pequeñas empresas usan Gmail para ejecutar sus comunicaciones.

La primavera pasada, Google introdujo una serie de nuevas características de Gmail y ahora que he tenido un poco de tiempo para conocer mejor de las nuevas características, es hora de hablar sobre cómo pueden hacer una diferencia en las operaciones de su empresa.

Mejores integraciones

Si usa la colección Google de productos de productividad, hay buenas noticias. Google los ha hecho más integrados en la experiencia del correo electrónico.

Observará a lo largo del lado derecho de la pantalla que las aplicaciones de agenda, notas y tareas tienen accesos directos que abren barras laterales interactivas. No tiene que abandonar Gmail para agregar eventos a sus calendarios, crear o actualizar notas o administrar tareas.

Además, hay una nueva característica de desplazamiento que hace que sea más fácil manejar sus mensajes sin abrirlos. Todo lo que tiene que hacer es mantener el cursor sobre el mensaje para mostrar una ventana emergente en el lado derecho con iconos para archivar, eliminar, marcar como leído o posponer el mensaje.

Estas son las mismas opciones que estaban presentes cuando abría el correo electrónico. Pero le ahorra un paso y hace que administrar su bandeja de entrada sea un poco más rápido.

Funciones de seguridad actualizadas

La gran estrella de la actualización fue la adición del modo confidencial, una función que permite un acceso limitado a los mensajes o la revocación del mensaje por completo.

Esto funciona porque el contenido del mensaje no se envía en el correo electrónico. En cambio, hay un enlace al contenido al que Google puede controlar el acceso.

Puede activar y desactivar el modo confidencial haciendo clic en el ícono de bloqueo y temporizador en la parte inferior de los borradores de sus mensajes.

El modo de administración de derechos de información es otra característica diseñada para reforzar el control de sus mensajes. Puede evitar que sus mensajes sean reenviados, copiados, impresos o descargados por el destinatario.

Google admite plenamente que si alguien quiere compartir el contenido que está enviando, puede hacerlo. Esta característica se trata más de evitar el intercambio involuntario que podría ocurrir en su organización.

Puede activar la administración de derechos de información en el panel de administración administrativa de su panel de Gmail para su empresa.

Posponer y Deshacer

Dos características encontradas anteriormente en la sección de la configuración de Gmail ahora son estándar para todos los usuarios. Posponer y deshacer pueden parecer pequeñas características, pero tienen un gran impacto cuando se trata de productividad.

Posponer archiva un correo electrónico hasta una hora seleccionada. Una vez que llega la hora que seleccionó, el mensaje vuelve a su bandeja de entrada como cualquier otro elemento no leído.

Esto es útil cuando recibe mensajes que no son relevantes ahora. En lugar de archivarlos o protagonizarlos, con la esperanza de que los responda, Gmail simplemente devolverá el mensaje, en el momento que elija.

¿Por qué parece que solo notas sus errores tipográficos después de haber hecho clic en “Enviar?” ¿O qué tal las veces que le envía un correo electrónico importante a la persona equivocada y no lo nota hasta que es demasiado tarde? Deshacer es la respuesta a esos pequeños errores que hacen una gran diferencia.

Como su nombre indica, puede deshacer un correo enviado durante hasta treinta segundos en Gmail. Simplemente haga clic en “Deshacer”.

Cómo usar Deshacer Enviar en Gmail

¿No es ridículamente fácil presionar accidentalmente el botón “enviar” antes de que realmente quisiera hacerlo? ¿Alguna vez envió un correo electrónico y segundos después deseó poder recuperarlo?

Todos hemos estado allí. Afortunadamente, si usa Gmail o G Suite (anteriormente Google Apps) para alojar su correo electrónico comercial, tiene la oportunidad de hacer algo al respecto.

La función Deshacer le proporciona entre cinco y treinta segundos adicionales para cambiar de opinión sobre el envío de un correo electrónico. Todo lo que tienes que hacer es habilitarlo.

Permitirle

Comience ingresando a su cuenta de Gmail. Haga clic en la rueda de configuración en la esquina superior derecha. En la pestaña General, desplácese hasta la mitad de la pantalla hasta la sección Deshacer envío.

Deshacer enviar Gmail

Marque la casilla junto a “Habilitar Deshacer envío”. Use el cuadro desplegable a continuación y a la derecha para seleccionar la ventana de tiempo para la función. Puedes elegir entre cinco y treinta segundos.

Cuando haya seleccionado lo que desea, desplácese hasta la parte inferior de la pantalla. Haga clic en “Guardar cambios”.

Úselo

Ahora que ha habilitado Deshacer envío, es hora de comenzar a usarlo. Cada vez que envíe un correo electrónico desde Gmail, verá un mensaje de éxito en la parte superior de la pantalla con dos enlaces.

Uno será para deshacer el envío del mensaje y el otro solo para ver el mensaje. Esta opción permanecerá allí por el límite de tiempo que seleccionó en la configuración.

Si hace clic en “Deshacer”, se lo volverá a enviar a la pantalla de redacción para editar su mensaje. Cuando vuelva a enviar el mensaje, podrá elegir la opción Deshacer envío nuevamente, si es necesario.

Sin embargo, si hace clic en cualquier otro enlace en la pantalla o cierra la pestaña o cualquier otra cosa, la opción de deshacer el mensaje ha terminado.

Cómo combinar sus cuentas de correo electrónico comerciales en una sola cuenta de Gmail

El correo electrónico es inevitable en la comunicación de hoy. Ha reemplazado las letras como la correspondencia comercial predeterminada. 

Si dirige un negocio, probablemente tenga varias direcciones de correo electrónico que esté usando, sin contar su correo electrónico personal. Pero, ¿cómo gestiona todos estos correos electrónicos sin iniciar sesión en cada cuenta para verificar los mensajes a lo largo del día?

La forma más fácil es combinar sus cuentas en un solo lugar. Puede hacerlo con una serie de programas de administración de correo electrónico de diversos grados de efectividad y costo. Sin embargo, recomiendo combinar sus cuentas de correo electrónico en una sola cuenta de Gmail. 

Me encanta Gmail como un programa de administración de correo electrónico porque es fácil de navegar y puedo acceder a él desde cualquier lugar en el dispositivo que esté usando. He aquí cómo hacerlo.

  • Comience haciendo clic en la rueda en la esquina derecha de su bandeja de entrada de Gmail y haga clic en Configuración.
  • A continuación, haga clic en la pestaña Cuentas e importación.
  • Aproximadamente a mitad de camino de la página hay un enlace para agregar una dirección de correo electrónico de su propiedad. Haga clic en eso.

sola cuenta de gmail

  • Obtendrá una pantalla emergente donde ingresará la cuenta de correo electrónico y el nombre asociado a ella. (¿No ve la ventana emergente? Compruebe que no está detrás de las otras ventanas del navegador o que su navegador no la bloqueó).
  • Desmarque la casilla Tratar como alias a menos que realmente sepa lo que está haciendo. Haga clic en Siguiente paso.
  • En la página siguiente, ingrese su configuración. Su nombre de usuario suele ser la dirección de correo electrónico completa y la contraseña es la que utiliza para iniciar sesión normalmente. También necesitarás la configuración SMTP. Están asociados con el proveedor de correo electrónico de la dirección que está agregando. Puede encontrar las instrucciones de Google , Microsoft y Yahoo fácilmente en línea. Si está utilizando otro proveedor de correo electrónico, contáctelos para la configuración correcta.
  • Una vez que haya hecho eso, le preguntará si desea enviar también correos como esta dirección de correo electrónico. Sigue el mismo proceso. Esta vez, desea usar la configuración POP cuando se le solicite.

Cuando haya terminado, solo tiene que hacer un poco de configuración de limpieza. Regrese a la ventana principal del navegador para editar su configuración de Gmail. 

Haga clic en “Predeterminado” junto a la dirección de correo electrónico que más usa. También es una buena idea verificar la configuración para que Gmail responda automáticamente desde la dirección de correo electrónico a la que se envió el mensaje. (Siempre puede cambiar la dirección de correo electrónico que utiliza haciendo clic en la flecha junto a la dirección en la línea De).

Esto hará maravillas para optimizar su proceso de administración de correo electrónico. 

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Cómo aprovechar al máximo las nuevas funciones de Gmail
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2018-08-25T15:53:12+00:00Categorías: Marketing Digital|

About the autor:

Nana González
Entusiasta, positiva y asertiva, si hay un reto, por favor, pónmelo y lo haremos realidad, la respuesta es SI. ¿Cual es la pregunta?

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