Cómo escribir una nota de prensa para su conferencia

//Cómo escribir una nota de prensa para su conferencia

como escribir una nota de prensa

Cuando buscas en  Google “Cómo escribir una nota de prensa” encuentras alrededor de 118,000 resultados. ¿Qué más hay que agregar? Ya todo el mundo sabe que este es el conocimiento más elemental para poder acercarse a los medios.

Queriendo escribir algo nuevo, decidí reclutar algunos periodistas y amigos en el proceso. ¿Qué he aprendido? En primer lugar, si estás leyendo esto es porque no sabes cómo escribir notas de prensa. Pero no te sientas mal, esto es algo común. Según los periodistas a los que he contactado, al menos el 60% de los profesionales de  las relaciones públicas sienten tu mismo dolor.

Para comenzar, debes saber que hay cuatro tipos principales de comunicados de prensa:

  1. Aquellos que sirven para invitar o anunciar de un evento a los periodistas
  2. Para hablar de hechos pasados
  3. Aquellos que nos sirven para que los medios anuncien nuestra causa y atraer audiencia
  4. Información sobre eventos que ya han tenido lugar.

Entonces, ¿Cuál es el formato correcto de comunicado de prensa?

Definitivamente, debe construirse de la misma forma en todos los casos:

  1. Título:  debe decir de qué se tratarán las noticias.
  2. Resumen: un resumen del comunicado completo
  3. Sumario: Incluye los puntos más importantes que tratará el comunicado
  4. Data: Fecha  y lugar de la publicación
  5. Cuerpo: Explicación, siguiendo el modelo de pirámide invertida (información, de más a menos importante), de todo el contenido del comunicado.
  6. Información de contacto – Incluye la forma de contacto con el autor, la empresa y / o la agencia.

Por otro lado, si quisiéramos recibir a un periodista en nuestro evento, además del comunicado de prensa, también deberíamos enviarle una invitación (también llamada convocatoria) en la que indicaremos claramente la fecha, hora, lugar y el motivo del evento.

Invitación digital Rueda de Prensa

Antes de escribir una nota de prensa sobre un evento o acontecimiento, y enviarlo a alguien, primero debemos responder un par de preguntas:

  1. ¿La redacción a la que me dirijo cubre eventos similares?
  2. ¿El periodista al que me refiero se ocupa de mi tema?
  3. ¿La redacción / periodista encontrará toda la información necesaria para escribir un artículo útil para su público?
  4. ¿Qué es lo más importante de mi comunicado de prensa?
  5. ¿ La redacción encontrará una razón para publicar mis noticias?

El mensaje más importante de este artículo proviene de los periodistas con los que hablé, cada uno de los cuales recibe docenas de comunicados de prensa diariamente. Estos son los temas que suelen tratar:

  1. Periodista A:Inversiones, construcción, arquitectura y bienes raíces
  2. Periodista B:Noticias locales, vida urbana y gobierno local
  3. Periodista C: Estilo de vida, moda, cosmética y diseño
  4. Periodista D: Arte y cultura

A continuación, se detallarán algunas de las cosas señaladas por las personas a las que enviamos nuestros comunicados de prensa e invitaciones.

como escribir una nota de prensa

Veamos cómo definen escribir un buen comunicado de prensa sobre un evento:

1.    Estilo florido: escribir comunicados de prensa con adjetivos, alabanzas y exageraciones

 

La norma dice que esto se debe evitar a toda costa cuando se escribe una nota de prensa. Los periodistas quieren información real y contrastada, y no recibir “percepciones” acerca de lo que tú consideras que será el evento. Recuerda que no deja de ser una noticia, y como tal debe seguir las normas del género informativo.

Si llenas un comunicado de prensa con adjetivos, autoalabanzas y comentarios positivos acerca del evento, corres el riesgo de que la prensa considere tus comunicados “spam”, y por tanto, ni siquiera se tome un momento para abrirlos cuando los reciba.

Así lo consideran los periodistas a los que hemos consultado:

Periodista A: Me gustan las cifras, los hechos y las citas sensatas en lugar de un montón de adjetivos y referencias tontas.

Periodista B: Lo está haciendo mal si está usando un millón de descripciones como “un evento asombroso e irrepetible que será recordado para siempre”. El periodista, entonces, no solo tiene dificultades para captar la información más importante sobre el cuándo y el dónde, sino que también puede sentirse desalentado por recibir información parcial.

Periodista D: Cuando se trata del lenguaje utilizado, recomiendo enfáticamente que no se utilicen las llamadas palabras “geniales” ni que se usen demasiado las letras mayúsculas. Incluso si el tema es interesante, lo más probable es que los periodistas no quieran perder el tiempo adaptando el  idioma  usado a sus estándares.

2.    Presentar hechos sólidos que interesen a la prensa. Evitar párrafos excesivamente extensos y adornados

La nota de prensa debe ser real, fiable y concreta. Como dijimos antes, acercarnos lo máximo posible al género informativo significa también ser lo más concisos posibles. Si podemos decir algo en dos frases, no intentemos alargarlo ni adornarlo de más. Si nos extendemos demasiado, solo lograremos perder la atención del periodista.

También intentaremos siempre que sea posible escribir nuestras frases en estilo directo, no abusar de la subordinación. Por ejemplo, siempre será mejor decir “La jornada tendrá lugar a las 13:00 en el auditorio xxx y contará con la presencia de tales cargos” que “A las 13:00 tendrá lugar el evento en el auditorio xxx y serán tales los cargos que  harán acto de presencia”.

Periodista A: Cuando recibo un comunicado de prensa de un evento donde hubo declaraciones acerca de hechos importantes, me gusta obtener también datos acerca de inversiones, tendencias, pronósticos, etc. Cuando leo que “el mercado está creciendo” o “el futuro es brillante”, empiezo a perder el interés.

Al organizar una conferencia a la que invite a periodistas, evite frases como “Nos complace anunciar”, “Es un honor para nosotros …” o “Con alegría …”

Cuando planeo asistir a una conferencia, solo estoy interesado en lo que se hablará y quién hablará, el resto, siendo periodista  me da igual.

Periodista B: Cuando envías un comunicado de prensa a un periódico local sobre un concierto de una banda poco conocida, debes nombrar la categoría musical (por ejemplo rock, eco-hip-gótico),  así como dónde pueden comprarse las entradas, lugar, hora y fecha. La idea es maximizar las posibilidades de que el artículo sea leído por la audiencia y que más gente se interese por él.

Periodista C: Si el evento es realmente algo nuevo, algo no estándar, tiene sentido cubrir todo de la A hasta la Z, empezando por las cosas que el lector encontrará más interesantes.

3.    Enviar su comunicado de prensa a una sala de redacción que no trate su tema o una invitación a un periodista que no esté en su campo

Ser periodista es un trabajo ocupado y nada monótono, siempre tenemos que estar cubriendo hechos de la forma más rápida posible. Por eso, en la medida de lo posible debes intentar no hacerles perder el tiempo. Si ciertas redacciones empiezan a considerar que tu contenido no tiene relevancia ninguna para su publico, simplemente no abrirán tu contenido. Así, si llegado el momento les envías algo que si tiene que ver con el tema que tratan, este pasará desapercibido.

Periodista B: Es una práctica común que el periódico de la ciudad capital se inunde de spam de una agencia de conciertos que organiza eventos en todo el país.

Periodista C: todos los días recibo cientos de correos electrónicos de todo tipo de fuentes y, en mi trabajo, el tiempo es esencial. Solo tengo unos segundos para revisar cada uno, y los que más me irritan son los que no deberían estar ahí.

Al trabajar en el departamento de eventos de una revista de moda, no es muy probable que use tu comunicado de prensa sobre concursos de belleza de pollos o la inauguración de una nueva línea de producción de baldosas de cerámica.

Es realmente crucial verificar su base de datos de contactos y solo enviar información útil.

4.    La forma de enviar comunicados de prensa: archivos adjuntos y otros datos suplementarios

Ya sea que envíes comunicados de prensa con asiduidad, o solo lo hagas de vez en cuando, debes cuidar las formas. Debes tener una plantilla fija donde consten los logos de interés y el formulario de contacto. También debe siempre enviarse con un tipo y tamaño de fuente igual, es decir, el titulo, por ejemplo, en tamaño 16 y el cuerpo en 12, etc.

Es importante también enviar imágenes alusivas al hecho en cuestión que sean de buena calidad, y que realmente representen la noticia. Si fuese necesario, también es tu trabajo incluir gráficos e infografías que hagan más fácil  la comprensión de la información.

De esta forma, estarás convirtiéndote en una fuente de real atención para el periodista, ya que te considerará  como un profesional que le hace llegar información de interés, contrastada y bien documentada.

Periodista A: Cuando se trata de grandes aperturas, buenas imágenes son la clave. Probablemente escribimos sobre el lugar antes, así que tenemos un poco de conocimiento al respecto, pero un buen resumen siempre es bienvenido.

Una cosa positiva es que cada vez más recibo información de oficinas de prensa en línea. Esto es muy útil porque solo con un enlace tengo acceso a fotos, gráficos, e elementos de interés sobre el evento lo que facilita considerablemente mi trabajo.

Periodista B: Poner solo el nombre del evento, la fecha y el enlace a la descripción de la página de Facebook es una práctica extremadamente mala. Si no desea copiar la información de su página FB al correo electrónico, puede apostar que yo tampoco tengo ningún interés en ella. Además, no estoy obligado a tener una cuenta en cada red social.

Hay guías turísticas que ofrecen vistas previas geniales de sus paseos por la ciudad en sus blogs o redes sociales, llenos de hechos interesantes y fragmentos de información, que hacer una historia de esto es muy fácil.  Por suerte, lgunos profesionales de RR.PP. han seguido el ejemplo y ahora imitan con éxito este estilo en sus notas de prensa.

Periodista C: los archivos adjuntos son increíblemente importantes. Deben tener el tamaño y el formato adecuados para que no se requiera tiempo en tener que arreglarlos

5.    La frecuencia de llamadas, correos electrónicos y seguimientos

Como profesional de las relaciones publicas tu reputación es muy importante. Tu trabajo en este campo debe ser enviar el  comunicado y luego hacer un seguimiento de los medios que lo han publicado. Llamar a una redacción o enviar reiterativamente correos electrónicos preguntando por qué no se ha publicado tu información está totalmente fuera de lugar.

Si no te publican, simplemente pregúntate por qué, y haz un ejercicio de autocrítica y mejora para tus siguientes comunicados.  Tú haces lo que consideras correcto en tú trabajo y los periodistas también, así que por favor no les incordies ni cuestiones sus decisiones.

Periodista B:  La mayoría de las llamadas que recibo comienzan con: “Hola, le enviamos un comunicado de prensa sobre el estreno de XYZ. Solo quería saber si lo tienes. ¿Hay alguna posibilidad de que se publique? ¿Te pareció interesante? “… Y yo siempre digo lo mismo, déjeme hacer mi trabajo, cada quien con el suyo.

Periodista C: Llamar a los periodistas suele ser desaprobado y generalmente se trata como telemarketing. Los periodistas tratan de distanciarse de los  profesionales de las relaciones públicas por su implicación con posibles informaciones sesgadas.

Periodista D: Hay una cosa que realmente  no nos tomamos con amabilidad, eso de enviar el mismo comunicado de prensa a todas las direcciones de correo electrónico en nuestra oficina y repetir el proceso cada dos días. Eso sin duda lo llevará a la carpeta de spam.

No es muy profesional, aunque es muy común, llamar y preguntar: “¿Ya se publicó?”. Si realmente necesita saber, compre la prensa y verifique. Es la misma historia con llamadas que quieren saber si tenemos el comunicado de prensa.

Por suerte, las llamadas no son siempre malasA veces recibimos una nota de prensa mal escrita, pero más tarde el departamento de relaciones públicas o una agencia llama y aclara o complementa información que, por alguna razón, se omitió. Y resulta que eso es exactamente lo que nos hacía falta.

6.    Exceso de confianza y no decir la verdad

Sí, es cierto que queremos atraer toda la atención posible hacia nuestro evento, pero no a toda costa. Enviar información a los medios es algo muy diferente a la publicidad, porque esta última es de pago. Debemos ceñirnos a la realidad y que los periodistas no consideren que enviamos publicidad encubierta, porque si lo hacen, probablemente nunca más nos publiquen.

Periodista B: Una determinada tienda de música quería promocionar tanto su evento que finalmente su representante  me dijo que al lector “le gustaría saber acerca de este tipo de evento”. Hasta ahí llegó nuestra conversación. Si así es como se siente, entonces debe elegir la publicidad paga.

Guía para escribir una nota de prensa

  1. Crea un título  de no más de 20 palabras que convenza al editor rápidamente  de que la información tiene importancia para sus lectores.
  2. Agrega sumarios que resuman los puntos más importantes de la información
  3. Cuando hables de personalidades, siempre empieza por el cargo y luego el nombre. Recuerda que todo el mundo no sabe quién es una determinada persona, pero si reconocerán su importancia si ven primero su cargo.
  4. Comienza tu  primer párrafo con la técnica periodística por excelencia : las 5 w (proveniente del ingles who, what, when, where, why) “quién, qué, dónde, cuándo y por qué”.
  5. Proporciona los detalles de la conferencia.
  6. Proporciona citas de una fuente de interés dentro del tema.
  7. Identifícate como el “contacto” de los medios para obtener más información. Proporciona tu nombre, dirección de correo electrónico y números de teléfono. Puede incluir esta información en la parte superior o inferior de la página.

Consejos

  • Planifica de 3 a 4 notas de prensa no repetitivas para promocionar la Entre ellas debe contar una previa al evento con todos los detalles generales, otra los días antes de la jornada para animar a la gente a asistir, una convocatoria explicita para medios de comunicación y otra posterior para detallar todo lo que sucedió en la jornada.
  • Mantén tu comunicado de prensa en una o dos páginas. Verifica dos veces los errores ortográficos y gramaticales.
  • Distribuye tu nota de prensa tanto en formato impresa como online. Incluyw palabras claves significativas en el encabezado y subtítulos para que los lectores encuentren rápidamente el interés noticioso. También use hipervínculos dentro de su texto para conectar a los lectores a su página de inicio, sitio web de la conferencia, fotografías de eventos pasados ​​y otros sitios que proporcionarán más contexto y conocimiento.
  • Puede crear un kit de prensa para acompañar su lanzamiento principal. Incluya una descripción general de la compañía, información sobre productos y servicios clave, fotografías y materiales que ayudarán a los editores a entender su conferencia con mayor profundidad.

Resumiendo: ¿cómo escribir un buen comunicado de prensa para un evento?

El primer pensamiento que viene a la mente después de leer esto es que una gran parte de la creación de comunicados de prensa eficaces es la capacidad de pensar críticamente acerca de cada proyecto.

El otro, darse cuenta que cualquier señal de automatizar las tareas en los contactos con la prensa es una receta segura para el desastre.

Pero para resumir realmente este artículo, me gustaría compartir un consejo que me dio mi primer jefe de relaciones públicas: “La clave del éxito es conocer y apreciar a los medios. Conocer la forma en que trabajan, las realidades de su oficina y escuchar sus anécdotas sobre sus experiencias con profesionales de relaciones públicas”

app Canarias Digital

Cómo escribir una nota de prensa para su conferencia
5 (100%) 23 votes
2018-07-16T13:41:29+00:00Categorías: Marketing Digital|

About the autor:

Karla Gasperi
Periodista y Comunicadora Corporativa, responsable de la coordinación de medios del Grupo Moana