impacto visual

Creo que a todas las personas que organizamos eventos, sin importar su temática y otros objetivos, lo que mas nos importa es lograr llenar el sitio: que todo nuestro público objetivo se entere de nuestro evento y asista. Si me dices que no, te estás mintiendo a ti, a mí no. Porque esa es la verdad absoluta, cómo que yo debo respirar a diario para vivir.

Pero como te digo esto, te digo otra cosa: que debes tener muchísimo CUIDADO!!!! que la pura asistencia no se convierta en una obsesión, de tal forma que te olvides de planificar y destacar todos los diversos detalles parar lograr que tu evento sea inolvidable. Y que cuando vuelvan a escuchar de ti, todos corran a comprar las entradas para asistir (porque ya saben que tus eventos son lo máximo).

También te cuento que en España la mayoría del público interesado en asistir a eventos se han “acostumbrado” a que la gran mayoría (por no decir todos los eventos) ofrecen una entrada gratuita o subsidiada. ¿Por qué ocurre esto?, pues por dos principales razones: la gran mayoría de los eventos en España son realizados directamente por organismos públicos, o son enteramente patrocinados por empresas públicas o privadas quienes se encargan de todos los aspectos financieros desde la concepción del evento.

Contando con un patrocinio total desde el momento cero, los organizadores de un evento se pueden dar ese lujo de ofrecer entrada gratis o a un precio simbólico: y aun así dar rienda suelta a su creatividad a nivel de producción. Ahora, pensando en un evento como Canarias Digital, el cual gira sobre un tema muy importante como lo es el marketing digital, pero donde el público objetivo en su mayoría (los pequeños empresarios) aún no reconocen la importancia que tiene éste tema para sus negocios, la convocatoria al evento representa un reto aún mayor.

En este punto y bajo este escenario nos preguntamos ¿como lograr una plena asistencia a un evento como Canarias Digital, que es un evento organizado por tres empresas privadas que no pueden regalar las entradas? ¿Buena pregunta ¿verdad?.

Lo cierto es que el crecimiento en el uso de los medios de comunicación online, como una parte integral en nuestra estrategia de marketing, nos proporciona nuevas herramientas para organizar y promocionar nuestros eventos. A través de un correcto uso del networking, una buena parte del atractivo de nuestro evento está garantizado. Y si a esto le sumas la popularidad de plataformas como Facebook, Meetup o Eventbrite (en Canarias Digital nosotros la incorporamos en nuestra estrategia por múltiples razones), contamos con buena ayuda que nos facilita la labor en muchos aspectos. Por ejemplo en Canarias Digital, Eventbrite es la plataforma a través de la cual se controla la compra de las entradas, tanto las presenciales como las de streaming.

Organizar un evento de Marketing Digital y lograr que todos asistan

Considerando la importancia de lograr las metas de asistencia de un evento ante dificultades como las antes mencionadas, y considerando nuestra experiencia reciente con Canarias Digital, he querido crear con una pequeña lista con 7 pasos para organizar un evento sin perder la cordura. ¿Empezamos?

Paso 1. Decidir el público al que me voy a dirigir y el nombre del evento

No es que sea necesario, es crucial pensar a quien le gustaría asistir a mi evento y por qué deberían estar allí. ¿A quién me voy a dirigir? ¿Qué le voy a ofrecer que capte su atención? ¿Qué tendrá mi evento que es de pago, que no lo tengan otros eventos que son gratuitos? ¿Por qué van asistir a mi evento y abrir un espacio de todo un día en su  apretada agenda? En otras palabras, ¿Qué le voy a ofrecer para su negocio? Después que logremos responder estás preguntas (que no es tarea fácil para nada) es porque ya hemos decidido cual será la audiencia que deseamos reunir, y cuál es el valor añadido que les voy a proporcionar. Ahora lo que necesito es un nombre para mi evento donde con dos palabras logre captar la atención…

publico de mi evento

Conversando con mis socios se nos ocurrió el nombre CANARIAS DIGITAL mientras hablábamos por teléfono, ya hace 13 meses atrás . Los tres trabajamos deseabamos ayudar de algún modo a la comunidad empresarial, para que los pequeños empresarios logren ver cómo con un marketing correcto pueden lograr resultados económicos y visibilidad de marca, siempre con una planificación estratégica por delante. En ese momento fue cuando decidimos que una buena manera de hacerles entender los beneficios del marketing para todas las empresas en Canarias sería organizando un evento.

Pues manos a la obra: decidimos organizar el evento Canarias Digital para reunir a nuestro público meta: pequeñas empresas, comercios, emprendimientos y profesionales quienes conforman el tejido empresarial de las Islas Canarias y de otros países de habla hispana; quienes durante todo un día vivirán una experiencia digital inolvidable, y a la que denominamos como un evento con #BuenRolloDigital.

Paso 2. Identificar a los ponentes ideales

Si estás planeando unir en tu evento a varios ponentes, hay algunas cosas a considerar que no debemos olvidar nunca:

  • ¿Qué temas les gustan e interesan a mi audiencia?
  • ¿Tengo el presupuesto para pagar ponentes de alto perfil?
  • ¿Cuántos ponentes puedo contratar?
  • ¿Cuál es el beneficio que trae para el ponente participar en mi evento?

Te voy a ser muy sincera; si yo y mis socios hubiéramos querido y por el simple hecho de pertenecer al mundo del marketing digital, pudimos haber convocado a un grupo de ponentes que no cobraran honorarios, solo ofreciéndoles cubrir los traslados y el hospedaje. Pero nuestro objetivo con Canarias Digital no es traer a cualquier ponente que se atreva a subir al escenario, sino que queremos a los mejores, de quienes sabemos por su amplia experiencia profesional como conferencistas y como emprendedores, y que son reconocidos influyentes en los temas que van a presentar.

Así que decidimos que los ponentes deben percibir honorarios en su rol de conferencistas profesionales; por la sencilla razón que es su trabajo, y el trabajo de todos tiene un valor. Para llegar a donde están hoy en día han invertido en estudios, cursos, largas horas de trabajo por la que se han hecho un nombre.

Canarias Digital está diseñado para convertirse en un evento anual donde, todos los meses de septiembre, todos los empresarios y comerciantes tendremos un cita fija. Por lo tanto, decidimos de forma estratégica iniciar en nuestra primera edición con temas generales, y cada año iremos abarcando tópicos más especializados en cuanto al marketing digital se trata.

evento canarias digital

También quiero contarte cómo fue la travesía de agrupar a los ponentes que vas a ver éste próximo 16 de septiembre en El Magma Arte & Congresos en Costa Adeje, al sur de Tenerife

En primer lugar nos planteamos, ¿qué es lo más importante para un empresario?, la respuesta fue fácil y rápida – los resultados. Los datos cuantitativos de estudios, donde se demuestre la relevancia del tema en cuestión (que en nuestro caso es el marketing digital) y que de forma gráfica y visual se den cuenta de por qué deben introducir el marketing digital en sus estrategias empresariales si desean permanecer, crecer y ser visibles a lo largo de los próximos años, en un mundo en el cual todo gira alrededor de lo digital.

Y es por esto pensamos: quien mejor que Carlos Jiménez, quien es el autor y conferencista latinoamericano con mas amplia trayectoria en la realización de estudios cualitativos y cuantitativos de audiencia digital a lo largo de todo el territorio americano. Y, ¿quieres saber un secreto? (pero que esto solo quede entre tú y yo): obtendrás la información de primera fuente y “recién salida del horno” porque se estará presentando como primicia la segunda edición de su libro Tendencias Digitales aquí en Canarias. ¡Que honor!

Carlos Jimenez

Luego nos planteamos ¿Cuál es el siguiente tema de mayor interés para todo empresario (sin importar su tamaño) quien realmente desea que su negocio crezca?, pues nada más que la planificación estratégica, y quisimos buscar un especialista de Canarias, con conocimiento de los mercados locales. Al hablar con Ricardo Gopar de Gran Canaria y contarle todo el proyecto no dudo ni un segundo en decirnos que sí. Por tanto tendremos el privilegio de contar con un gran profesional y profesor de una de las mejores escuelas de negocio en nuestro archipiélago; con amplia experiencia en el área de planificación de marketing.

Ricardo Gopar

Y ahora, siguiendo ésta línea de ir a lo general a lo especifico, teníamos que continuar con el área de la comunicación en formato digital, y quienes mejores que Pedro Báez y todo su equipo de CIDECAN: Isa Robayna, Beatriz Vega, Natalia González, Mónica Salvador, Sonia Pagés y Ricardo Cruz; quienes no solo compartirán con nosotros todos los aspectos más estratégicos e importantes de la Comunicación como parte fundamental en nuestra planificación de marketing digital; sino que, además te divertirás por la forma como van abordar el tema en escena.

CIDECAN

Necesariamente tenemos que tocar un tema que a muchos nos puede poner “los pelos de punta” como lo es el tema legal y de regulaciones del marketing digital. Sabemos que es un tema indispensable en ésta primera edición, y será presentado por Paula Ortiz quien viene de Madrid junto con  Noemí Brito de Tenerife. Paula es la responsable de la Dirección Jurídica y de Relaciones Institucionales de IAB Spain, empresa donde desarrolla su actividad como portavoz  de los asuntos legales e institucionales relacionados con la industria de la publicidad digital. Y para complementarse de forma fantástica se reune en el escenario con Noemí, reconocida influyente en el tema y además responsable de los Servicios Jurídicos de la Cámara de Comercio de Santa Cruz de Tenerife. Noemí es también miembro del Comité Operativo de la Asociación Nacional para el Fomento de la Seguridad de la Información. Estas dos grandes profesionales te tienen preparado un formato de escena muy fresco, dinámico y participativo.

LEGAL

Ya vamos entrando a temas más específicos y debemos abordar todo lo relacionado con la estrategia de contenidos: que publicar y que no, cómo expresar ese contenido, y lo más importante: cómo lograr emocionar a nuestro cliente y público objetivo para que se fije en mi marca y no en ninguna otra. La persona ideal para hablarnos de todos estos temas es Èlia Guardiola que viene desde Girona a movernos todas las fibras emocionales … otro secreto entre tú y yo, prepárate para sacar el kleenex porque te tiene preparado un material 100% emocional. Advertido quedas 😉

Elia

Alguna vez has escuchado la siguiente frase: “No pasa nada, yo pongo a mi sobrina a manejar mis perfiles de las redes sociales que ella ya tiene los suyos”, pues yo estoy cansada de escucharla, y no saben el gran error que están cometiendo. No quiero decir con esto que tu sobrina no pueda estar cualificada para realizar esta gestión, pero asegúrate que tiene la preparación profesional para ejecutarla de forma estratégica, planificada, asertiva, madura y con habilidades que en muchas ocasiones de crisis con clientes se necesita estar preparado para dar la respuesta apropiada, para que tu cliente quede satisfecho y tu marca no se vea afectada.

Y otra cosa ¿sabías que cada red social es diferente?, ¿sabías que NO tienes que estar en todas?… si a estas dos preguntas tu respuesta fue “no”, pues no te preocupes: porque te traemos a una profesional con una muy amplia trayectoria como conferencista e influenciador en el mundo del Social Media en España, Estados Unidos y todo América Latina. Nos acompañará la encantadora y única en su estilo, la sevillana Dolores Vela. ¿Qué a que me refiero con única? Tendrás que venir o asistir por streaming el próximo 16 de septiembre para verlo con tus propios ojos. Es una verdadera experiencia digital contar con ella en escena, ya me entenderás.

Dolores

Tu empresa ¿Tiene página web? ¿Está optimizada? ¿Te consiguen fácil en los buscadores? ¿Usas un blog para crear una conexión directa con tus clientes? … no te preocupes por responder a estas preguntas porque si hay alguien que sabe cómo responderlas y muchas más es un argentino que viene desde Barcelona José Facchin que con un amplia experiencia en el mundo turístico con diversos clientes, con su propio blog (uno de los más visitados en España) es actualmente director de contenidos de la herramienta más importante para análisis de páginas web, competencia y palabras claves como es la conocida SEMrush.

Faccin

Pero antes de seguir con nuestro último ponente, nuestros grandes amigos de SEMrush España vienen más cargados que los Reyes Magos, botaron la casa por la ventana para que con su primera visita a Canarias su huella no pasara desapercibida. Y es que el día 15 de septiembre de la mano de José Facchin te obsequiarán con un Taller Práctico llamado Estudio de la competencia y análisis del tráfico web con SEMrush donde solo debes registrarte YA MISMO (las plazas son limitadas) y presentarte ese día con tu portátil: porque te estarán obsequiando una cuenta Gurú por 2 meses (valorada en 300$) ¿Te lo vas a perder?, estoy segura que no.

Y para finalizar quisimos dejar la mayor tendencia de los momentos para que se te quede bien grabado en tu mente de empresario. Es un mundo que está creciendo y lo escuchamos cada día con mayor fuerza, y donde los beneficios para la empresa son diversos. Pero para eso tendrás junto a ti a un emprendedor muy conocedor en el mundo de las Aplicaciones Móviles, desde Madrid llega Esteban Rodríguez donde con cifras, ejemplos reales, y explicando cuáles son exitosas, cuáles no y porque, te ilustrará porque este mundo de las App es tan potente actualmente, tan inmensamente lucrativo y tan buscado por grandes como Google y grandes empresas de tecnología quienes están al acecho de aquellas aplicaciones móviles de mayor éxito entre los usuarios.

Esteban

Y finalmente: como no queríamos que solo tuvieras un solo taller práctico gratis, también te traemos desde Zaragoza a Leticia Rivera con su taller “Pon tu negocio en piloto automático para obtener ingresos de manera constante mientras duermes” si así mismo como lo estás leyendo “mientras duermes”, pero si quieres más información te recomiendo que te registres ya mismo (plazas limitadas), bueno con decirte que hasta yo misma voy asistir porque no me lo pierdo por nada del mundo. Además de que si lo cursas te ofrecemos un obsequio que te será imposible rechazar.

LETICIA

Paso 3. Encontrar un Lugar

Encontrar un lugar para tu primer evento puede ser una experiencia estresante, aunque en el lado positivo, una vez que construyes una red de lugares preferidos, puedes agilizar el proceso de organización simplemente pidiendo una cita para una fecha específica para un número estimado de personas, con mucha anticipación y con una debida planificación.

Pero como te podrás imaginar si ya has leído el artículo y sigues aquí conmigo, Canarias Digital no quería que su  primera edición se celebrase en cualquier salón, o recinto, queríamos lo mejor de lo mejor porque tú te lo mereces. Gracias al Ayuntamiento de Adeje quienes nos han apoyado desde que llegamos a sus oficinas con nuestra gran sonrisa y nuestro proyecto en el portátil, y desde el primer momento nos propusieron incorporarnos a las jornadas de Ajedetec donde se agrupan diversos talleres, capacitaciones, además de nuestro evento dirigido a los empresarios sobre Marketing Digital. Pero es que lo mejor no es solo eso, sino que mi sueño se hizo realidad…

¿Sueño? Te preguntarás y ahora de que nos estará hablando Adriana. Te cuento otro secretico (pero es el último porque tengo que dejar las demás sorpresas para el 16 de septiembre), es que en mayo de 2015 cuando comenzamos a planificar y organizar Canarias Digital, yo y mis socios nos pusimos como meta hacerlo en el Magma Arte & Congresos, y si te soy sincera hasta llegue a pensar que era como un sueño muy alto. Pues gracias a la concejal Ermita Moreira, Begoña Ramos y Rubén García del Ayuntamiento de Adeje y al señor José Chiyah por el Magma, este sueño es una realidad.

Y para que entiendas un poco porque el deseo que nuestro evento se realizara ahí, me remito a la foto a continuación…

El Magma

Paso 4. Encontrar patrocinadores

Llegamos al punto más difícil pero no imposible. Por más que seas muy creativo, tengas grandes relaciones sociales, y conozcas a mucha gente: si tu evento no cuenta con presupuesto inicial 100% aprobado por un único patrocinador público o privado,  vas a necesitar encontrar patrocinadores si quieres lograr un mayor nivel de producción en el evento sin incrementar el costo de la entrada para el público asistente.

Te recomiendo que pienses en aquellas empresas que podrías encontrar como clientes dentro de la propia audiencia que deseas que asista a tu evento, y ofreecerles una propuesta de patrocinio donde ambas partes se beneficien. La ayuda no siempre tiene que venir en la forma de una contribución financiera (aunque en nuestro caso y seguro que el de muchos es indispensable), sino que también contamos con grandes patrocinadores quienes por vía del intercambio publicitario han depositado la confianza en nuestra primera edición del 16 de septiembre y hemos logrado grandes beneficios bajo un esquema de ganar-ganar.

No puedo dejar de pasar la oportunidad para darle las gracias a todos nuestros patrocinadores que han creído en nosotros y están junto al evento desde la primera conversación. Sin ustedes nada de esto sería posible.

 

Paso 5. ¿Listo?, ¿preparado?, arranca!!!!

Bueno ya tenemos la idea, un público ideal, el nombre del evento, los ponentes, el lugar, e incluso un selecto equipo de patrocinadores públicos y privados. Bueno, si tienes ya todo esto… felicitaciones!!!, porque ya tienes listo el evento y puedes comenzar con la difusión en los medios sociales, con las inversiones publicitarias digitales e impresas, así como con las referencias de boca en boca.

Publicidad

Ahora comienza la parte divertida: son todos los elementos que necesitas para construir una identidad en torno a tu evento y diseñar una estrategia para su comercialización y comunicación, para que todo tu público objetivo se entere de la existencia de tu evento y comience a comprar las entradas.

Canarias Digital se encuentra actualmente en campaña de promoción en Eventbrite y en las redes sociales Facebook, Google+, Pinterest, Twitter, Instagram y Linkedin. Pero para seguir ofreciéndole más obsequios a los asistentes agradeciendo su compra de entradas tienen derecho a regsitrase en 5 webinars, y a la descarga de un eBook sobre Branding y Posicionamiento escrito por mi persona.

eBook

 

Paso 6. Marketing, marketing, y más marketing

Mi sugerencia es desarrollar una estrategia de medios sociales o conseguir a alguien que te ayude con ella. El marketing en los medios sociales ha demostrado ser la forma más rentable para llegar a una cantidad específica de usuarios con la segmentación adecuada, así podrás optimizar tu inversión en publicidad de pago  en las redes sociales.

Si tu evento tiene una buena identidad, puedes considerar incluirlo en la lista de directorios en línea gratis pertinentes, así como el uso de Linkedin InMail directamente para los contactos que creas puedan disfrutar de la asistencia al evento. No estoy recomendando realizar spam a tus contactos, sino hacerles saber que hay una buena oportunidad para ellos y preguntarles si les gustaría hacer correr la voz.

 

Paso 7. Después del evento

La mayoría de las empresas se les olvida éste último paso que es el seguimiento post-evento, donde lo que te recomiendo es enviar una nota de agradecimiento a todos los organismos, empresas, patrocinadores, medios de comunicación por toda la colaboración prestada y por su asistencia.

Y por favor recuerda también enviarle una nota de agradecimiento a los ponentes, y colocárselas el último día en su habitación con un obsequio de agradecimiento donde dejarás una impecable imagen y visibilidad de tu marca, y garantizando al mismo tiempo que ellos sean portadores y voceros en sus perfiles del buen trato recibido durante su estancia en el evento.

Recuerda que después del evento es cuando empieza realmente la etapa de mercadear tus servicios y mantener el contacto con todos estas empresas. Ahora es cuando empieza el trabajo principal que es mantener todas esas puertas abiertas. Ya todo dependerá de ti.

digitalizate

Como se hizo el Evento Canarias Digital
5 (100%) 47 votes