Como organizar evento en líneaA pesar del acelerado ritmo de los avances tecnológicos, el mundo de los negocios sigue girando sobre el eje de las relaciones interpersonales. Por esta razón muchas personas independientes y grandes empresas recurren a la realización de eventos online u offline, para crear una gran red de profesionales o networking, estableciendo así relaciones laborales, alianzas estratégicas, lazos empresariales e incluso amistades.

Para ver crecer a nuestro proyecto y expandir la presencia y alcance de nuestra marca, tarde o temprano debemos recurrir a estas reuniones, ya sea en calidad de organizador, sponsor o patrocinadores o participantes. Si eres de los que quiere maximizar los beneficios, sin duda pensarás que más allá de asistir al evento, quieres organizarlo ¡Entonces llegaste en el momento adecuado!, de seguro ahora te surgen algunas dudas sobre ¿por dónde comenzar?, no te preocupes, en el post de hoy, te ayudaré con los primeros pasos para crear un evento en línea

El Marketing de un Evento Online

Lo primero que debe definirse es una idea clara de lo que buscamos lograr con el evento. Generalmente, la meta es impactar de forma grata a los participantes, generando acciones de compra y así aumentar nuestra conversión. Por supuesto, esto debe lograrse sin abandonar los valores y la esencia de la marca, al contrario, debemos aprovechar con la realización del evento, mostrar nuestra esencia como marca y los productos o servicios que ofrecemos.

Si queremos conquistar a un público o sector específico, y además queremos comercializar un producto fuera de lo tradicional, podemos optar por los eventos en línea y así mostrar los beneficios que ofrece el producto a nuestros clientes.

Las alternativas de crear eventos en línea como webinars, salas virtuales, conferencias en live stream, hangouts, entre otros, tiene el beneficio inmediato de abaratar costos y ampliar el mercado (pueden asistir personas desde cualquier parte del mundo, sin salir de su casa), pero hay que tener en cuenta una serie de factores si queremos realizar un evento destacado y exitoso, que logre impactar a los usuarios.

Crear un nombre que impacte y venda

Si quieres cautivar y atraer la atención de tu público objetivo, que tiende a dispersarse rápidamente, por la cantidad de eventos que hay hoy en día, debes aprovechar desde el primer día que lances el evento, utilizar un nombre llamativo y asegurarte que llene las expectativas creadas.

Ser visuales

Grandes expertos coinciden en este punto. Para llamar la atención y generar expectativa, nada mejor que captar la atención de sus ojos. Puedes realizar un audiovisual de un minuto o menos, donde compartas la información de tu evento y lo “vendas” al público, la razón principal de esta recomendación que no se pase más de un minuto, si es un vídeo para vender tu producto debes atraerlo en el primer instante, con un mensaje claro y conciso. Este material puede difundirse a través de la mayoría de medios masivos y digitales, como las redes sociales, página web, blog, entre otros esto te ayudará a garantizar un impacto considerable en las comunidades virtuales.

Herramientas para realizar eventos online

La ventaja de abarcar un público mayor también tiene su lado oscuro, ya que se torna más complicado controlar a la población asistente y lograr que la experiencia sea del agrado de todos. Aquí es donde aportan valor las muchas herramientas disponibles.

Primero que nada, se debe definir un proceso de registro y acceso cómodo y seguro. También requeriremos normas o recomendaciones para el público (nada distinto a un evento offline), y por último pero no menos importante, planes trazados en caso de que algo falle. Un evento en línea siempre debe poder caer sobre sus dos pies.

Aprovechar las redes

Sí, de nuevo las redes sociales. Estas plataformas son vitales para difundir y viralizar nuestro mensaje, y además podemos explotar las capacidades de sitios como Periscope o Facebook Live para dar información en vivo y dar un abreboca del evento, o puedes usar Twitter para generar constantemente información sobre el mismo, usar Instagram para mostrar imágenes y vídeos que seduzcan al público ¿y por qué no usar snapchat? Para atraer un público joven y dispuesto a participar un evento en línea que aporte. Lo importante es abarcar todas las redes necesarias, y definir un plan de acción exclusivo para cada una de ellas, para ello puedes leer este post sobre cómo crear un plan de publicación (http://yiminshum.com/crear-un-plan-de-publicacion/).

Generar expectativa

Muchos pasarán por alto tu evento en línea a primera vista, pero es tu labor hacer que esto cambie ¿Cómo? Crea expectativas o intrigas en torno a la ocasión, bien sea promocionando a los involucrados (los conferencistas o invitados especiales), realizando concursos a través de las redes sociales, difundiendo campañas que siembren la incógnita en el público, entre otros. Las posibilidades son infinitas, esta en ti y tu creatividad, en explotar y aprovechar cada tendencia.

Atraparlos de principio a fin

Una de las desventajas de los eventos en línea es que, a diferencia de los tradicionales, estos pueden literalmente minimizarse y caer en el olvido. Para evitar esto, lo mejor es planificar al detalle el contenido del evento, buscando siempre tener focos de atención.

Esto se vuelve algo más sencillo en el caso de las conferencias o los webinars, ya que para estas modalidades podemos hacer guiones milimétricos, y tan solo necesitaremos una buena historia para mantener al público enganchado.

No arriesgar con la infraestructura

Imagina que a mitad del live stream más esperado, se cae la conexión a internet, o peor aún, surge un pantallazo azul en tu computador. Los eventos en línea recaen totalmente en una buena infraestructura y soporte técnico, por lo que debes dedicar los recursos tecnológicos necesarios y  lograr tener una base sólida, que te permita realizar tu evento sin preocupaciones.

Existen plataformas que pueden facilitarnos este trabajo, como brightTALK o WebEx, que no solo ofrecen sus servidores, si no que se pueden encargar de otras tareas como el registro de participantes y el control de asistencia.

Nota: Este punto quizás te deje cierta preocupación en cuanto a términos monetarios, pero calma, muchas veces no necesitaremos un presupuesto exagerado para realizar un evento en línea. Hay opciones económicas e incluso gratuitas para desarrollar nuestras ideas, tal es el caso de los Hangouts On Air de Google, donde podemos transmitir en vivo mediante Youtube a la cantidad de participantes que queramos. Claro, si buscamos crear algo memorable, nos tocará desembolsar un poco más.

Grabar el evento

Muchas de las personas registradas no podrán asistir a la convocatoria, pero no por eso debemos olvidarlos. Siempre que la modalidad lo permita, graba todo el material posible o documéntalo de alguna forma. Posteriormente podrás ofrecer este contenido a los que no pudieron asistir, e incluso a los que no supieron del evento hasta después de que pasó.

En resumidas cuentas, a pesar de que cada evento es un mundo, existen “lugares comunes” para las reuniones en línea. Primero, debe existir una constante promoción previa, tanto del evento como de sus ponentes o invitados especiales. Segundo, el “durante” debe ser sólido como una roca: todo controlado, evitando accidentes o fallas inesperadas que ensucien nuestro trabajo. Por último, hay que lograr que nuestro contenido perdure. Darle seguimiento al evento en línea, recoger las opiniones de los asistentes, o publicar el material grabado, son algunos de los caminos para lograr esto.

¿Cómo organizar exitosamente un evento en línea?
5 (100%) 1 vote