Gestión de un evento en streaming.

La emisión y difusión de eventos en streaming es un servicio que cada vez más empresas desean contratar; de hecho es una herramienta perfecta para difundir el mensaje expuesto en dicho evento; es por este motivo que hemos decidido hacer un artículo presentando ciertas características o factores clave en la organización de eventos en streaming; eso sí, primero vamos a refrescar la memoria con este concepto.

streaming-de-evento¿Qué es el streaming?

El sistema del streaming es una transmisión digital de videos o audios; de hecho el usuario puede visualizar el archivo al mismo tiempo que se lo está descargando en un dispositivo. La tecnología streaming se utiliza mayoritariamente para que las reproducciones y las descargas sean lo más eficientes posibles; ya que habitualmente tienen un peso digital de cierta magnitud. Por lo tanto una de las mayores ventajas, es que no requiere su descarga para poder consumir el producto; sino que simplemente se puede ver el evento en cuestión en directo desde su propio dispositivo receptor.

Este sistema es el deseado por muchos usuarios de productos como son los eventos; de hecho el usuario es digital; y su naturaleza le pide una interacción constante, feed-back, y que esta sea cercana y simple; una emisión de un evento en streaming ofrece todas estas características. Por otro lado al tener la opción de visualizarlo en directo y de descargarlo al mismo tiempo ya no sólo se limitan a hacer uso de esa información en ese instante; sino que se tiene la capacidad de analizar el evento y opinar; ya que si se han descargado el evento, podrán acceder a ese archivo en cualquier momento.

evento en streaming¿Cómo funciona el streaming?

Es sistema de transmisión digital en streaming funciona de la siguiente forma; en primer lugar es importantísimo tener una buena conexión con el servidor; de hecho el emisor o el mismo organizador del evento debe conectar la grabación y emisión a un servidor de calidad; a continuación este mismo servidor realizará la tarea de streaming.

El emisor vuelve a recibir el archivo que ha sido enviado al servidor, y de esta forma debe crear un almacén digital para archivarlo o guardarlo. Cuando este almacén digital empieza a tener suficiente información del evento (grabaciones), el reproductor del mismo streaming empieza a mostrar la grabación a todos los servidores que están conectados al evento; al mismo tiempo la descarga del archivo continúa realizándose y enviándose automáticamente en el almacén creado por el organizador.

Por último si algún receptor o el propio emisor sufre bajadas de velocidad en la conexión con el servidor, no tenemos que sufrir; la emisión en streaming continuará a su ritmo hasta que el almacén de archivos que hemos creado se consuma por completo; entonces deberemos esperar a que el almacén digital se vuelva a llenar de las grabaciones, y la emisión en streaming volverá al ritmo deseado.

¿Cómo organizar un evento en streaming?

organización eventoSi tenéis en mente emitir en la red un evento, ya sea en directo o en diferido, debemos compartir y tener en cuenta varios aspectos clave en la organización de eventos en streaming; de hecho cualquier evento es ideal para realizar un buen streaming: una ponencia, un congreso, una formación; absolutamente todo puede ser emitido en formato digital en la red; la mejor opción es el streaming, que te permite realizar una emisión en directo, a la vez que te estás descargando este documento gráfico.

En cualquier evento o actividad existe un target, este será el que nos influirá más a la hora de escoger que fecha se realizará nuestro evento; otros factores clave serán el presupuesto, el entorno de la empresa, el calendario interno y externo, etc. Todo puede llegar a influir a la hora de escoger cuando se realizará el evento en sí.

Una vez tengamos la fecha, debemos escoger el ‘dónde’; dónde realizaremos el evento en cuestión; debe ser coherente al evento y al objetivo de participación de éste. El evento será por supuesto en streaming, pero no debemos olvidar que también se realizará en formato presencial; por lo tanto el lugar debe ser cómodo para todos aquellos que vengan a disfrutar del evento.

El evento se organiza cómo cualquier otro; si se requiere de un ponente sobre una temática en concreto, se debe trabajar en ese factor desde un inicio; espacio, contratos, conexión Internet, difusión del evento, llamada a la participación…

Contratación de servicios de streaming.

Todos somos conscientes de que poder llegar a realizar un evento, requiere una organización previa muy importante; si además le añadimos el factor que lo vamos a emitir en streaming, el trabajo previo será aún mayor.

organización streamingEs por ese motivo que debemos ser conscientes de la magnitud de este factor de difusión.

Cuando llegue el momento de contratar el servicio de streaming, deberemos contactar con un proveedor; el cual deberá ser de total confianza en su servicio; debe ofrecer una solución a todas nuestras necesidades; por ejemplo conexión con el streaming del evento desde distintos dispositivos, sólo de esa forma podremos llegar al máximo número de personas.

Es obvio que el proveedor del servicio de streaming debe estar acreditado, eso ya transmite cierta fiabilidad en su servicio.

Por otro lado del mismo modo que el servicio de streaming es importante contratarlo y estudiarlo previamente; quizás también se requiera un servicio audiovisual, y que se encargue de producir una grabación de calidad para ser posteriormente emitida.

Cómo bien sabéis, la elección de todos estos factores dependerá del criterio de vosotros, los organizadores de los futuros eventos en streaming.

Convocatoria al evento en streaming.

La convocatoria en un evento la conocemos en el mundo del Marketing Digital; a día de hoy la mejor opción es utilizar las redes sociales, nos permite difundir el mensaje y la ilusión que produce este evento; el hecho de compartir las publicaciones o realizar un retweet o un me gusta, permite llegar a mucha más gente potencialmente interesada en nuestro evento; la difusión es ágil y mundial; eso sí, la tarea de difusión se debe realizar bien, y no de cualquier forma.

Al tratarse de un evento en streaming, existen dos formatos de asistencia; la presencial y en formato digital, asistiendo al evento en formato streaming; la segunda opción de asistencia es muy probablemente la mayor en el campo de las redes sociales; veo una publicación de un evento en streaming; me inscribo y asisto desde mi propio ordenador o smartphone; opino en el mismo momento en redes sociales y participo activamente.

Análisis de los datos recogidos del streaming.

Al terminar un evento se realiza una evaluación de cómo ha ido; cómo se han desarrollado las ponencias, la participación, la previa convocatoria, etc. Pero en un evento en streaming se le añade el factor de evaluación respectivo; se deben analizar todos los datos recogidos durante la emisión; por ejemplo el número de descargas posteriores, las opiniones en redes sociales, la calidad del archivo, el desarrollo de la retransmisión, la audiencia y su evolución durante el evento…

Todos estos factores nos permitirán mejorar en el siguiente evento en streaming; y obviamente al mismo tiempo nos podremos felicitar de la buena tarea organizativa que hicimos previamente.

Organización de eventos en streaming
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