La planificación de un congreso de marketing incluye la selección de la sede, la reservación de las habitaciones de hotel, la prestación de alimentos, y la organización de los presentadores.

Hay muchos pasos que se deben llevar a cabo para planificar un congreso de marketing. Se debe prestar mucha atención a los detalles, debido que los retrasos o problemas técnicos pueden desalentar a los asistentes de regresar a las próximas ediciones de Canarias Digital.

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Debido a que la planificación de un congreso de marketing puede implicar mucho trabajo y atención al detalle , las tareas deben ser delegadas a otros si es posible.

sede de canarias digital 2017

Ubicación y Logística

Algunos organizadores tendrán espacio dentro de su propia empresa para celebrar una conferencia, pero otros pueden necesitar localizar una fuente externa.

El organizador oficial de Canarias Digital está contemplado por la empresa de eventos EventoCorp y la consultora empresarial Magenta Innovación Gerencial.

Calcule cuántos asistentes habrá y asegúrese de que el lugar tiene suficiente espacio y asientos para acomodar a todos. Algunos hoteles tienen salas de congresos, por lo que el organizador puede obtener tarifas de descuento para los asistentes al congreso fuera de la ciudad. Si no, consulte con otros hoteles locales para ver si pueden ofrecer descuentos.

Canarias Digital 2017 se llevará a cabo en el centro de congresos INFECAR en Las Palmas de Gran Canaria del 9 al 11 de noviembre. El día 9 de noviembre se llevarán a cabo los 7 talleres, y los días 10 y 11 de noviembres se llevará a cabo las 17 ponencias de la mano de 20 grandes conferencistas.

Sala Bandama Infecar

Hay algunos suministros que deben estar disponibles en el día del congreso, incluyendo un montón de cinta (claro, enmascaramiento, y el conducto), tachuelas, pasadores, grapadoras y tijeras.

El organizador debe tener suficientes etiquetas de nombre en blanco para todos los asistentes si las insignias de nombres pre-hechas no van a ser proporcionadas.

EventoCorp tendrá que establecer un calendario de eventos, incluyendo sesiones y talleres. Esto implicará ponerse en contacto con todos los ponentes y averiguar qué necesitan.

Talleres Prácticos

Una vez que esto está en su lugar, un formulario de registro se puede enviar a los asistentes potenciales enumerar toda la información de la conferencia.

Para esta II edición CD2017, los talleres serán 100% prácticos y presenciales. Todos aquellos asistentes que hayan comprado su entrada presencial tendrán derecho a ir a la web de Canarias Digital a registrarse para aquellos talleres que deseen asistir. Los aforos son limitados.

Una vez que los formularios de registro comienzan a llegar vía correo electrónico, el organizador puede estimar cuántos asistentes esperan.

Comida y Ocio

Mientras el registro está en marcha, el organizador debe pensar en otros detalles. ¿Se proporcionará comida y si es así, qué comidas?

Algunos congresos de marketing ofrecen desayuno, almuerzo y cena, mientras que otros ofrecen aperitivos y bebidas. Una vez más, si el congreso de marketing se celebra en un hotel, el hotel puede ser capaz de proporcionar las comidas para los asistentes.

Si no, considere el abastecimiento y decida si ofrecer las comidas especiales para ésas con necesidades dietéticas particulares.

Como mínimo, siempre debe haber bebidas como agua, té y café ofrecidos a los asistentes durante la duración de la conferencia.

Algunas conferencias ofrecen eventos después de horas para los asistentes para asistir a atracciones locales juntos.

Considere lo que la ciudad anfitriona tiene para ofrecer, y recuerde que una experiencia positiva fuera de la conferencia ayudará a dejar una buena impresión de todo el evento.

La comida como los refrigerios será a cargo del Food Truck La Dulzoneta atendida por sus dueñas, y los almuerzos por los Food Trucks Juan & Company y Raíces.

Food Trucks de CD2017

Proveer suministros y materiales

Hay algunos suministros que deben estar disponibles el día de la conferencia, incluyendo un montón de cinta, tachuelas, pasadores, grapadoras y tijeras.

El organizador debe tener suficientes etiquetas de nombre en blanco para todos los asistentes si las insignias con los nombres no van a ser proporcionadas ya hechos con anticipación.

Sí habrá algunos asistentes pagando el día de la conferencia, se necesitará un libro de recibos. También debería haber una zona de registro claramente etiquetada en el vestíbulo del lugar de la conferencia.

Equipo de Azafatas

Cada asistente debe tener una agenda escrita de eventos para la conferencia. Esto incluye los horarios y fechas de las sesiones y talleres, así como el nombre y la información del presentador.

Cada participante debe obtener una bolsa de la conferencia que contiene la agenda, así como cualquier sorteo de la empresa local están dispuestos a proporcionar.

Equipo especial

Asegúrese de probar computadoras, conexiones a Internet, proyectores y otros equipos audiovisuales antes de la conferencia para asegurarse de que todo esté en buen estado.

El día de la conferencia, debe haber un montón de personal para ayudar a los asistentes y presentadores con cualquier necesidad que puedan tener.

El organizador puede necesitar a alguien para hacer insignias de reemplazo, obtener dinero en efectivo para hacer cambios para el registro, o adquirir equipos audiovisuales de última hora.

Asegúrese de tener una idea clara de a quién consultar si surgen problemas durante la conferencia.

Algunos organizadores tal vez deseen entregar evaluaciones para tener una idea de cómo la conferencia es recibida por los asistentes. Tener un lugar claramente marcado donde los asistentes pueden devolver sus evaluaciones y un método para evaluarlas después.

Una App para su evento

Gracias a nuestro patrocinador InstantApps, Canarias Digital tiene a partir del 2017 su propia App “Canarias Digital”. Donde podrás evaluar cada una de nuestras ediciones después del evento.

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Cómo planificar un congreso de marketing como Canarias Digital
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