Cuando hace ya 13 meses atrás decidimos hacer un evento de marketing digital en Canarias, nunca nos imaginamos que éste sueño se iba a tornar en lo que hoy en día ya se percibe en el aire del archipiélago canario … llegó el #BuenRolloDigital en formato de evento llamado Canarias Digital y vino para quedarse entre nosotros.

Sus inicios

Todo empezó por la foto de un perro, si así mismo como lo estás leyendo por un perro jajajaja, no te estoy mintiendo. La dueña de éste perro es mi gran amiga y compañera como organizadora de éste gran sueño ya hecho realidad Èlia Guardiola, donde por ella publicar la foto de Freud (su perro) y yo recién llegada a éste hermoso país (soy de Venezuela) le pido que si podía guardarme la foto de su perro que había colgado en su muro de Facebook. A ella le causo gracia que una persona totalmente desconocida para ella le pidiera permiso para tomar una foto, cuando en el día a día la gente lo hace sin pedir permiso. Pero es que cómo amante de los animales (tengo 5 perros) yo lo que quería era poner la foto de su perro en mi Pinterest en el tablero de los amigos de mis peludos y consideré que lo ético era pedir permiso.

primeros pasos Canarias Digital

Pues acto seguida me pidió mi número telefónico para llamarme porque quería saber más de mí, seguía un poco asombrada. Esa llamada se convirtió en el inicio de éste evento donde su duración fue de 4 horas a la que se terminó uniendo mi socio Juan Barham.

Empezamos analizar cómo en el territorio canario donde un aproximado de su economía está compuesta por un 95% aproximado de pequeñas empresas, no terminaban de entender la importancia y beneficio que el marketing digital les puede aportar a sus negocios en cuanto a resultados económicos e incremento de la visibilidad de sus marcas, y cómo siempre decimos muchos … Si no estás en el mundo 2.0 NO EXISTES. Así de claro. Y fue cuando como un dice “Porque no nos compramos un vestido”… realmente lo que nos planteamos fue “¿Por qué no realizamos un evento de marketing digital en Canarias dirigido a empresarios?”.

A mí cuando me hacen preguntas de este estilo debes tener mucho cuidado, porque es como cuando un perro escucha “Ve por la pelota”, bueno para mi es escuchar “Vamos hacerlo”. Y ese 22 de mayo 2015 empezó todo. Comenzamos con una lluvia de ideas más por pasión que por cordura, y cuando nos vinimos a dar cuenta cada una al lado de la línea telefónica ya teníamos un boceto del programa del evento pero con tiempos definidos entre ponencia y ponencia, unos objetivos, y unas metas muy claras y definidas de que queríamos lograr con Canarias Digital.

Cómo buenas profesionales que en nuestros día a día lo practicamos con nuestros clientes, pues no menos lo podíamos hacer con algo tan nuestro y nos dedicamos a escribir el plan de marketing digital para nuestro Canarias Digital.

Plan de Marketing Digital para Eventos

Si piensas organizar un evento ya sea porque deseas lanzar un producto/servicio, porque deseas darle visibilidad a tu negocio, para incentivar a tus clientes o empleados (son múltiples las razones para organizar un evento corporativo), planificar, diseñar y desarrollar un grupo de estrategias de marketing digital es crucial, por no decirte que es obligatorio.

Muchos estudios han revelado que los métodos de marketing directo y publicidad seguirán perdiendo relevancia (no estoy diciendo que desaparecerán), logrando que el marketing digital continúe creciendo y siga sus pasos en convertirse en una de las principales herramientas necesarias para adquirir potenciales contactos y nuevos participantes. Un buen plan de marketing creativo puede tener un alto impacto en la captación de patrocinadores y ponentes, el aumento de la visibilidad, y la búsqueda de posibles aliados estratégicos.

Logo CANARIAS DIGITAL

Y para compartir contigo quiero darte unas pautas que nosotros tomamos en cuenta cuando redactamos nuestro plan de marketing y te recomiendo que jamás los dejes de tomar en cuenta; te prometo que funciona:

Generar contenido de valor

Un error muy común es creer que al generar diversos contenidos, publicaciones y campañas de publicidad para un evento los asistentes vendrán fácilmente, solo con un mínimo esfuerzo por tu parte. Esto es un enorme error, no es tarea fácil más bien es todo lo contrario, porque por más que tú estás clarísimo que lo necesitan y que será para su beneficio, deberás esforzarte para hacerles ver por qué deben asistir a tu evento. Para evitar este error, es importante preparar un plan de marketing digital detallado con un contenido optimizado. Nunca dejes de tener en cuenta quien es tu audiencia, y cada acción que realices debe estar dirigido a ellos y bien segmentado. Tienes que realizar una estrategia de contenido en la que los temas sean diversos siempre cubriendo las necesidades de tu público meta, pero teniendo en cuenta los temas, sub-temas y creando diferentes artículos e información de interés y relevancia para ellos.

El posicionamiento en buscadores (SEO)

Todo el contenido que vayas a crear debe estar muy accesible a través de una búsqueda en Google. Tu plan de marketing digital debe incluir una estrategia de marketing B2B para que sea fácil de encontrar con una búsqueda simple. Recuerda que mientras tu estrategia de contenido esté bien conceptualizada y respetando los títulos (H1) y sub-títulos (H2,H3,H4) lograrás que al poco tiempo tu evento empiece a tener autoridad para los buscadores, y por lo tanto, tus asistentes potenciales te empezaran a encontrar con facilidad.

Si no sabes cómo hacerlo, no pasa nada con pedir ayuda y contratar aquellos profesionales que son expertos en el área y que seguro empezarás a ver resultados de forma bastante rápida. Te lo digo con toda sinceridad, nosotros los 3 organizados sabemos lo básico que se tiene que saber de SEO pero no somos especializados en el área, y por eso nos dedicamos a buscar al mejor para nosotros. Y sin dudar ni un momento llamamos a Jardín de Ideas para que se encargará de la creación, programación y desarrollo de nuestra página web y con esto diseñó la estrategia de contenido lo que hizo que en menos de dos semanas ya estábamos posicionados en las primeras páginas de Google. Te lo juro!!!

¿Lo que hay que tener en cuenta a la hora de hacer una estrategia de SEO?

Define cuales serán tus palabras claves : Deberás tener bien identificadas las palabras perfectas para que tu contenido lo incluya y por lo tanto (sin abusar de ellas) deberás escribirlas de forma prudente en tus contenidos.

Crear una comunidad digital: Recuerda que el mundo digital es similar a la vida real debes interactuar con las personas para que te conozcan y tu conocer. Para poder establecer contactos y empezar hacer crecer tu propia comunidad online que a la vez te traerán y conectaran con otros; a la final es una cadena.

De qué sirve generar un maravilloso contenido y tener una web muy bien posicionada sino la vas a compartir con los demás ¿verdad que no suena nada lógico?. Y sabes lo mejor de todas estas interacciones es que vas a obtener tu propio público grande y atractivo para tu evento, donde favorecerás directamente a tu marca y hasta te quedará para futuros eventos.

Planificacion en marketing

Mercadotecnia interna

Es tu mejor aliado cuando se trata de encontrar soluciones en el marketing digital. Es una gran estrategia digital para la búsqueda de nuevos clientes potenciales para la asistencia a los eventos y también es una manera perfecta de aumentar la lealtad de los clientes .

Eso sí, por favor debes ser creativo con la información que compartas y recordar siempre que todo el material que coloques en la Internet automáticamente será de dominio público y lo que hará es que tu marca empiece a tener una visibilidad mucho más grande de lo que jamás te hayas podido imaginar. De ahí la importancia de una correcta planificación, análisis previo de otros eventos que se hayan realizado en tu ciudad y hasta en los alrededores, no queremos que luego la gente diga que eres una copia de otros ¿verdad que no?. Ante todo originalidad y diferenciación para que todo te tengan en su “top of mind” y cuando alguien mencione tu marca o simplemente pregunte por un evento que sea igual al tuyo, las personas de forma inmediata digan el nombre de tu evento.

¿Cómo puedo hacer esto diferente de lo que se haya hecho antes? Creo que ésta pregunta es la que nos formulamos todos los planificadores de eventos, si en serio. ¿Qué por qué? Por lo mismo que queremos ser recordados como eventos que dejan huellas y marcan pautas que a nadie se le haya ocurrido antes. Y ¿Cuál crees que es la segunda pregunta que nos hacemos?… ¿Dónde voy hacer mi evento para que sea inolvidable? Pero una pregunta que muchos olvidan es la siguiente:

¿Cómo puedo hacer mi evento más memorable?

Magma Arte & Congresos

En mi opinión, es uno de los puntos más importante. A la final, la vida continua y es ley de vida que por más ruido que hayas realizado, después de transcurrido tu evento, vendrán otros y la gente dejará de hablar del tuyo. Pero como te digo esto, te digo otra cosa y es que si te esfuerzas porque cada detalle por más pequeño que sea realce en tu evento, te juro que siempre te mantendrás en la memoria de la gente. Y como nosotros teníamos esto muy claro, desde un principio decidimos que queríamos que Canarias Digital se debía desarrollar en el centro de eventos y congresos más grande de la isla y que su arquitectura fuera impactante y que con tan solo nombrarlo ya fuera un motivador para asistir. En el casos de Tenerife especialmente en Costa Adeje al Sur se encuentra El Magma Arte & Congresos que como podrás ver en la foto es majestuoso y no es solo por fuera, por dentro es mil veces más bello y con la última tecnología de punta.

Pero sigamos respondiendo a la pregunta más clave de todo planificador de evento, ¿cómo crear un evento memorable? Es sencillo, enfócate que sea entretenido, que agregue valor a los asistentes y que se note que cada detalle fue pensado para y por ellos.  Pero vamos a ver unos consejos para echarte una manito:

¿Cuál es la mejor estrategia para la creación de un evento corporativo memorable?

¿Cómo se crea un evento corporativo memorable? La organización de eventos puede ser estresante, pero no tiene que ser así y todo dependerá de tu organización, tu planificación. En mi caso he planeado y ejecutado muchos eventos corporativos que gracias a Dios han sido memorables a lo largo de mi carrera profesional!, y para un ejemplo puedes leer este artículo de uno que realicé ya hace unos años Cómo organizar un campeonato a nivel nacional

Quiero compartir contigo algunos secretos para que la creación de tu evento corporativo sea memorable y  sorprendas a tus invitados. Para lograr eventos memorables no solo radica en la planificación (suena raro que yo diga esto) o estar creando e invirtiendo en detalles muy elaborados y costosos. En mi experiencia todo radica en la coordinación, trabajo en equipo, aprender a delegar y nunca salirte de tu presupuesto. Los factores claves son la ubicación, los ponentes, el menú, la temática, la difusión  y una atención personalizada ante tus invitados. La combinación de todos estos puntos harán que tu evento sea todo un éxito. ¿Quieres otro secretico?, a veces los detalles más pequeños y conocer muy bien a tu audiencia marca la diferencia.

Prepara todo para que tus asistentes pasen un día inolvidable. Y el recinto que selecciones como te mencione antes es muy pero muy importante, porque no solo porque sea bello e impactante por fuera, sino que te ofrezca como planificador y organizador del evento todas las comodidades tecnológicas, áreas de servicios, salidas de emergencias, seguridad, conectividad inalámbrica y todo lo que sea necesario para que tu evento sea impecable.

La clave en la creación de un evento corporativo para que sea memorable se concentra en el ambiente que le vayas creando a tus invitados desde el inicio hasta la clausura donde ni por un segundo tengan la duda de porque están ahí, sino todo lo contrario que se queden con las ganas de volver a la siguiente edición. En el caso de Canarias Digital que es un evento que se celebrará cada año en el mes de septiembre es indispensable crear esa necesidad en todos nuestros participantes tanto presenciales como en streaming. De tal forma, que por nada del mundo se pierda las siguientes ediciones.

Otro punto que muchos no le dan mayor importancia es a los intermedios o coffee breaks; y si está en tu posibilidad incluye el almuerzo. Especialmente si el mayor porcentaje de tus asistentes son empresarios, si les das la oportunidad de salir almorzar tienes un alto riesgo de que no regresen. Por esto lo que sirvas es muy importante para el éxito de tu evento. En primer lugar, tienes que determinar según el estilo y concepto de evento cual es la mejor forma e indicada de presentar el almuerzo.

Tienes que pensar desde las bebidas, los aperitivos y los platos pequeños, o vas a dar una cena formal o una cata con maridaje (sea la forma que sea te recomiendo que des una variedad de tipos de comidas tomando en cuenta que pueden haber personas con ciertos tipos de alergias o que simplemente por alguna condición de salud no pueden comer todo tipo de comida), siempre todo será según el tipo de evento que estés organizando. En algunas ocasiones cuando el evento es más pequeño puedes hasta tomar en cuenta el tipo de comida que tus invitados puedan preferir. Además toma en cuenta que en estos momentos de despeje, es cuando la gente no solo se pondrá de pie, estira las piernas, va a los aseos, sale a fumarse un cigarrillo y es el momento ideal para iniciar el networking.

A young woman with a look of surprise or shock on her face.

Otro punto que no quiero dejar de resaltar y que aunque muchos lo dejen para el final o descuidan algunos detalles, no te olvides del kit de bienvenida que le vas a regalar a cada participante, cuida muy bien tu imagen (siempre dentro del presupuesto que tengas pautado) pero lo que des que sea de utilidad y que realmente cuando lo abran puedas ver la cara de emoción de tu invitado de que lo que le estás obsequiando les gusta tanto que lo llevará consigo, y que mejor publicidad como esta donde tu marca estará bordada en el obsequio y en su mente. Recuerda diferenciación, factor sorpresa, creatividad e innovación son 4 ingredientes que no puedes dejar de tener en cuenta durante todo el tiempo que estés organizando cada detalle de tu evento.

Toma riesgos

Cuando me refiero de tomar riesgos no quiero decir de poner en peligro a nadie, sino que tengas preparados actividades que no estén reflejados todos en el programa para que cuando vaya transcurriendo el evento, y aparezcan algunos factores sorpresas puedas observar como tus invitados se emocionan y empiezan a intercambiar opiniones con el de al lado, y si es un evento como Canarias Digital que las herramientas tecnológicas están a la mano, ten por seguro que todos empezaran a tomar fotos y a realizar tuits los que te favorecerán enormemente, porque si estableces desde un principio cual es el hashtag del evento en nuestro caso es #CD2016  todos empezarán a enviar tuits con fotos, y mensajes bajo tu hashtag y cuando te vengas a dar cuenta tu evento se puede convertir en un trending topic (lo que significa ser el tema más mencionado en las redes especialmente en Twitter).

Que la gente hable

Ofrecer un buen espectáculo a tus asistentes será lo suficiente para que todos empiecen hablar sobre tu evento, y los medios de comunicación invitados tomen nota de todos los detalles impactantes para luego reflejarlos en sus notas de prensa en los días posteriores a tu evento. Si tu presupuesto te lo permite y les tienes como sorpresa un  gran comediante, una banda o un artista ten por seguro que no solo lo comentaran, lo disfrutaran y jamás lo olvidarán que bien se lo han pasado en tu evento.

A la final todos los que organizamos eventos es lo que buscamos, que nuestros invitados pasen una velada maravillosa, cubran las necesidades por las que han asistido al mismo pero a la vez se lleven un recuerdo tan impactante que cuando se llegue la siguiente edición no dudaran ni por un segundo ser de los primeros en comprar sus entradas y aprovechar los precios de pre-venta que todo evento debe ofrecer.

Dinamismo y mezcla de formatos

Si tu evento será de todo un día, o sea que empieza a las 8am y termina 12 horas después, son muchas horas ¿verdad?, pues ¿qué puedes hacer para que la gente no se te vaya y se quede las 12 horas ahí en tu evento?, pon tu creatividad a volar, no ofrezcas ponencia tras ponencia, ten cuidado con los temas que contemples en tu programa, asegúrate que los ponentes le pongan una magia a sus presentaciones, tu moderador debe ser alguien con mucha experiencia sobre escenario y que tenga esa chispa para hacer pasar bien a todos sin ser un payaso, pero que si tenga el carisma que mantenga a todos a la expectativa de que vendrá ahora.

Te vuelvo a repetir no compartas todo en tu programa, deja sorpresas bajo la manga. Y verás el resultado tan fabuloso entre tu audiencia. Es algo maravilloso cuando ves la cara de la gente entre asombro, sonrisas, y muchas veces hasta aplausos que es cuando realmente sabes que lo que ha pasado es lo que querías … hacer que las emociones estén en el aire en todo momento.

Evita los clichés

El altavoz después de la cena, el sorteo posterior a la noche, el nombre de placas, la presentación de diapositivas – no es que estos no son necesarios pero trata de evitarlos en tu planificación de un evento, o por lo menos no los uses todos. ¿Qué por qué? Simple, es lo que siempre se ve en todos los eventos y hoy en día todos queremos algo diferente y si es un evento de marketing digital como es nuestro caso, las opciones son múltiples para poder ofrecer diversidad de formatos que si sabes mezclarlos bien te prometo que serán todo un éxito y nadie se aburrirá.

Los asistentes especialmente si son empresarios acostumbrados a asistir a múltiples eventos serán más receptivos a nuevas experiencias y mantenerlos tan entretenido como te sea posible, no sólo te va a ayudar a crear un recuerdo más fuerte de tu evento, sino que te recomendarán a todos sus conocidos para las próximas ediciones.

Inicia la comercialización antes

La investigación muestra que la gente en general, necesitan al menos siete puntos de contacto con una persona o empresa, antes de decidirse a comprar. Así que si tu evento comienza el día en que salgan a la venta, estarás cometiendo un grave error. Si ya sé que exageré, pero es que quería captar tu atención. Por favor empieza abrir las cuentas de las redes sociales un año antes de la fecha de tu evento, y empieza a formar una comunidad digital alrededor de tu marca, involucra las marcas de tus patrocinadores y la de tus ponentes en tus publicaciones para mantener el interés, y así 3 meses antes del evento abre la taquilla J. Empieza a difundir por todos los medios que ya pueden ingresar en tu web a comprar las entradas tanto presenciales como si vas a ofrecer streaming.

Publicidad

Si quieres que se hable acerca de tus eventos, tienes que hacer que todo hasta la más mínima acción destaque y se empiece a correr la voz. Aunque te parezca increíble el marketing de boca en boca es una pieza clave en los eventos porque como te dije antes, las personas antes de tomar la decisión de comprar la entrada no solo investiga que tal es el evento. Pero en el caso de Canarias Digital que es su 1era edición y no tendrán material de ediciones anteriores para guiarse, es más importante aún que  la gente tenga el tiempo suficiente para investigar y preguntarle a sus conocidos acerca de los organizadores y de los ponentes.

 

La creación de contenido de pre-lanzamiento, le estarás ofreciendo a la gente una idea de lo que van a experimentar en el evento, es una manera rentable para convertirlos en clientes potenciales. He hecho esto de varias maneras, incluyendo seminarios web gratuitos de alojamiento, clases de video y sesiones de preguntas y respuestas en línea con los ponentes que son muy efectivas.

Crear una escasez

Sin embargo existe una tendencia que no podemos olvidar y es que mucha gente deja todo para último momento, y faltando casi una semana es cuando compra su entrada. Esto puede ser muy estresante, especialmente si tienes que pagar ciertos costes que te piden que para reservar la fecha y asegurarte el servicio debes adelantar un % por adelantado.

Y para esto te recomiendo que seas lo más transparente con tu público y coloques de forma visible en tu web y en tu comunicación impresa la información de que existen precios de pre-venta, luego etapa 1 y por última la etapa final donde los precios van subiendo. Y si tienes una cantidad limitada de puestos en el lugar del evento, ir avisando que no dejen para última hora la compra de la entrada si realmente quieren vivir la experiencia en vivo. Esto siempre le da a la gente el empujón que necesitan para comprometerse.

Ten siempre paquetes especiales para aquellas empresas que se contacten con el organizador y te mencionen que desean un grupo de entradas por que por ejemplo quieren que todo su equipo de marketing de su empresa asista al evento, y por lo tanto tú le ofrecerás un descuento para que les sea atractivo y sea favorable para ambas partes.

Pero como te digo esto, también te digo que no juegues con tus invitados, ¿A qué me refiero?, no empieces a decir que están a punto de acabarse todas las plazas, y cuando llega el día del evento los presentes se dan cuenta que era mentiras porque hay muchas sillas vacías. Eso molesta, y a nadie le gusta ser engañado. Cuando anuncies que se están ocupando las plazas, que sea verdad. Por lo menos, esa es mi recomendación.

Conectar con los asistentes antes del evento

No hay nada más intimidante que es llegar a una evento llena de gente y no conocer a nadie. Claro en el caso de Canarias Digital la ventaja es que estamos en una isla y es muy difícil que los empresarios y organismos no se conozcan. Sin embargo, muchos organizadores de eventos no hacen nada para conectarse con sus asistentes antes del evento.

Yo te recomiendo una acción muy efectiva y hasta agradable, y es convocar a un webinar (por ejemplo) con los ponentes y los organizadores del evento y dar tips de los temas que van conversar el día del evento, y de forma gratuita las personas podrán verle las caras, escucharles, intercambiar preguntas y hasta formar un ambiente tan maravilloso que muchos terminen de decidirse a unirse al #BuenRolloDigital y comprar su entrada.

conectemos

¿Qué efecto trae esta acción? Que el día del evento, la mayoría de la gente ya se habían conocido en línea – junto con varios otros ponentes – que ayuda para romper el hielo de un comienzo mucho menos incómodo. Y si tienes un invitado internacional que hasta los mismos ponentes nacionales no lo conocen es un momento perfecto para que entre ellos también se conozcan y que más digital que un webinar.

Incluso si no eres un aficionado a los medios sociales, hay un montón de maneras que puede conectar con los ponentes antes de un evento, incluyendo correo electrónico o mensajería directa. Yo te voy a contar un anécdota, en un evento que hice en Venezuela, recibí una carta enviada por correos (es un presidente de una empresa muy importante que no usa ninguna red social ni siquiera le gusta el correo electrónico) para darme las gracias por haberme tomado el trabajo que antes del evento, él pudiera conectar con otros empresarios lo que le hizo muy cómodo la llegada al evento y ya ver caras conocidas.

Añade un toque personal

Si ya me conoces de algo por las redes sociales que eso en mí no puede faltar y mucho menos en un evento realizado por mí. Pero si quieres que la gente hable acerca de tus eventos, tienes que hacer cosas que se destaquen de forma positiva y agradable para los asistentes.

Discúlpame que no te cuente todos los detalles de toque personal que voy a ofrecer en Canarias Digital desde a mis ponentes, como a todos los participantes tanto presenciales como por streaming; pero si te lo cuento deja de ser sorpresa. Pero de que habrán muchos toques personales, te lo prometo desde ya.

Y para culminar ya, que me emocioné contándote todo lo que te tenemos preparado para el próximo 16 de septiembre en Canarias Digital, quiero dejarle un mensaje a todos los amigos y colegas planificadores de eventos que es el punto siguiente.

No se olvide de seguimiento

Después de un gran evento – en particular uno como el nuestro que nos ha tomado  meses para organizarlo – todo lo que quiero hacer es quitarme los zapatos, pedir una pizza y poder dormir más de 4 horas seguidas jajajaja ¿o no?. Pero he aprendido por experiencia que no debes hacerlo demasiado pronto.

El día después de un evento – cuando todos los asistentes y ponentes se sienten llenos de energía e inspirado – es el momento ideal para conversar con personas o incluso aumentar las ventas de otros productos o servicios. No te extrañes que días después del evento se corra la voz de que tu evento fue fabuloso que muchas personas de querrán poner en contacto contigo para que les facilites las grabaciones del evento, y es estos momentos los ideales para abrir puertas para el futuro. Después de todo evento las oportunidades de nuevos negocios empiezan aparecer de forma inmediata, y no puedes dejar pasar esas oportunidades de establecer esas conexiones por mas cansada (o) estés.

Es también un buen momento para obtener retroalimentación de todos los asistentes, organismos, medios de comunicación, ponentes. De hecho, enviar cortos cuestionarios por correo electrónico a favor de tamaño postal tarjetas para obtener  retroalimentación, que inviten a los participantes para que califiquen su experiencia  y escribir un resumen de 140 caracteres sobre el evento es una información muy valiosa para todos los que organizamos eventos. Y si antes de cerrar el evento logras captar testimonios grabados mejor aún.

Muchas gracias por permanecer hasta el final de mi artículo, y si has llegado hasta este punto final, solo me queda invitarte a que nos acompañes a unirte al #BuenRolloDigital que te ofreceremos en Canarias Digital el próximo 16 de septiembre, tanto presencial como por streaming te prometo que vivirás una experiencia 100% digital y única.

digitalizate

 

Un evento de marketing convertido en todo un buen rollo digital
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