¿Cómo recaudar fondos para una causa sin fines de lucro a través de un Congreso de Marketing?

Como dicen, una meta sin un plan es solo un deseo. Utilice este plan de marketing de cinco pasos para hacer realidad ese deseo.

Dedique 20 minutos cada mañana para revisar y tomar nota de las prioridades de marketing y recaudación de fondos de su organización. Para el final de la semana, tendrá los componentes básicos de su plan de marketing.

Plan de marketing de 5 pasos para aumentar las donaciones

Plan de marketing sin fines de lucro de 5 pasos

Paso 1: Defina su objetivo de marketing

Ya tiene la fuente para encontrar el lugar adecuado para que comience su organización. Sus objetivos de marketing son lo que desea lograr a través del compromiso de los donantes.

  • ¿Cuáles son sus tres objetivos principales de recaudación de fondos para los próximos seis meses, en orden de prioridad?
  • ¿Cuál es la táctica de marketing que más contribuye al cumplimiento de sus objetivos de recaudación de fondos? En otras palabras, ¿cuál es la forma más productiva en que puede usar el marketing para alcanzar sus objetivos de recaudación de fondos?

Paso 2: Determine su público objetivo

¿Cuál de sus donantes estaría más interesado en su mensaje? ¿Quién es más probable que responda y actúe? Una vez que determine su público objetivo, segmente su lista aún más para priorizar los “frutos” dentro de ese grupo más grande.

Paso 3: Planifique su enfoque

Priorice uno o dos métodos para llegar a su objetivo de marketing. Si su mensaje es sobre un evento de recaudación de fondos, un programa en curso o una nueva iniciativa, o la historia de su organización; no es solo lo que dice, sino cómo lo dice. 

En nuestro caso, en esta III Edición retomamos que lo que iniciamos en el 2016 el poder donar un porcentaje de la recaudación de las entradas para una Asociación sin fines de lucro, pero este año tendremos un añadido, abrimos una nueva vía para que las personas y empresas puedan aportar su granito de arena a dicha asociación seleccionada.

Considerar:

  • ¿A quién se dirige?
  • ¿Cómo le está comunicando?
  • ¿Cuándo se contacta con ellos?

Paso 4: Elabore su mensaje

Comuníquese con sus donantes, ante todo, con lo que los conecta con su organización; lo que más les importa. 

Usted tiene un sentido de lo que le importa a su audiencia y cuáles son sus hábitos. Tome sus mensajes principales y mírelos objetivamente. ¿Se alinean con lo que sabes sobre sus prospectos y donantes?

Paso 5: Analice sus resultados

Póngase de acuerdo sobre cómo se ve el éxito durante el proceso de planificación. Revise regularmente sus resultados, para ajustar tácticas y estrategias para alcanzar sus metas. 

Para redondear su plan de marketing, incluyendo lo siguiente:

  • Cronología: ¿Con qué frecuencia revisará su plan, mensualmente, trimestralmente, anualmente?
  • Métricas: ¿Cómo medirá su éxito? Considere los análisis de sitios web, las suscripciones a boletines electrónicos y la cantidad de donantes que donaron o voluntarios que se inscribieron. Estas métricas serán definidas por lo que usted quiere lograr.
  • Evaluación: revise cómo sus actividades de marketing han cambiado y / o mejorado la situación de su organización. Analice qué funcionó y por qué identificar lo que quiere hacer de manera diferente, y revise su plan a medida que avanza.

En sus marcas, listos, fuera

Bloquee sus trozos de 20 minutos a primera hora cada mañana, a partir del lunes de la próxima semana. Compártalo con sus colegas y obtenga su opinión y asistencia a medida que avanza a través de los cinco pasos hacia un plan de marketing innovador.

Plan de marketing de 5 pasos para aumentar las donaciones

Lista de verificación para lograr recaudación de fondos a través de un evento

La recaudación de fondos no es solo correos electrónicos, llamadas en frío y reuniones aburridas. Tiene que organizar eventos para atraer nuevas ideas y un evento de recaudación de fondos es exactamente la manera de hacerlo.

No todos los eventos de recaudación de fondos son iguales; algunos son elegantes galas, mientras que otros involucran a cientos de personas que donan dinero para una causa especial a través de entradas y/o donaciones. 

Lo que todos tienen en común es un plan. Ningún evento tendrá éxito sin una previa planificación con estrategias significativas de antemano y para mantener todos sus planes en orden, su evento necesitará una lista de verificación para recaudar fondos.

Lista de verificación del evento para recaudar fondos

Para tener éxito, el evento de recaudación de fondos obviamente debe generar mas ingresos de los que se gastan en el evento y estos eventos no son baratos. 

Cuando hay miles de euros en la línea, no hay forma de que pueda renunciar a una lista de verificación para realizar un seguimiento de cada paso de su evento.

He compilado una lista de verificación de 10 pasos para cualquier evento de recaudación de fondos, desde la creación de equipos hasta las técnicas de marketing específicas.

1. Establecer metas.

A continuación, es hora de establecer los objetivos que está intentando alcanzar con este evento de recaudación de fondos. ¿Se utilizará este evento para financiar una organización sin fines de lucro, un proyecto o una causa local específica? ¿Cuánto dinero espera recaudar?

Estos objetivos lo ayudarán a determinar sus necesidades en términos de lugar, personal, catering y quiénes serán sus invitados.

Objetivos a establecer:

  1. Número de asistente: ¿Cuántas personas desea que asistan a su evento? Este número es importante cuando se establece cuánto desea recaudar fondos y qué tipo de prensa desea obtener.
  2. Objetivo de recaudación de fondos: el objetivo más importante de su evento de recaudación de fondos es, obviamente, recaudar la mayor cantidad de dinero posible. Pero no establezca sus metas demasiado altas. Si este es su primer evento de recaudación de fondos, sea prudente y establezca una meta que satisfaga exactamente las necesidades de su causa. Las galas de grandes nombres cuestan cientos de miles de euros y, por lo tanto, la recaudación de fondos es mucho mayor, pero no todos los eventos tienen que costar tanto. Como se mencionó anteriormente, hay eventos de recaudación de fondos centrados en un porcentaje de lo recauda por ejemplo en las entradas. En comparación, su costo es significativamente menor. Mientras sus retornos de inversión sean significativamente más altos (al menos el 10% de lo que gasta en el evento en sí), su evento valdrá la pena.
  3. Atención de la prensa: la atención positiva de la prensa aumenta significativamente la probabilidad de que los asistentes hagan una donación a su causa después del hecho o traten de asistir a su próximo evento de recaudación de fondos.
  4. Suscriptores de correo electrónico: eventos de recaudación de fondos como estos son perfectos para recopilar información personal de sus asistentes, lo que lleva a una mayor comunicación entre ellos y su organización sin fines de lucro. Al continuar con estas relaciones, aumenta la probabilidad de que estos asistentes contribuyan en el futuro.

Las metas le ayudarán a mantenerse en el camino y medir el éxito una vez que su evento haya terminado. Estos objetivos darán forma a sus decisiones desde ahora hasta que finalice su evento.

2. Construya su equipo de planificación de eventos

Si su organización no está buscando contratar un tercero para administrar y planificar su evento de recaudación de fondos, tendrá que crear un equipo interno de planificación de eventos.

Los equipos de gestión de eventos cubren una amplia variedad de funciones, incluidos los líderes de equipo, coordinadores de voluntarios, especialistas en marketing, relaciones públicas y muchos otros.

1. Establecer un líder eficaz.

Hay cinco características que debe tener en cuenta al seleccionar un líder: honestidad, habilidades de comunicación efectivas, confianza, capacidad de compromiso y abierto a la retroalimentación. El líder será el que formará el equipo y asignará a cada persona su función específica.

2. Definir roles de equipo.

Cada miembro del equipo debe tener sus propios roles separados. Esta práctica le da a cada miembro del equipo un sentimiento de importancia a través de la responsabilidad individual.

3. Establecer una visión común.

Una vez que se forma el equipo, es importante evaluar sus fortalezas y debilidades para averiguar en qué tipo de estructura de equipo y flujo de trabajo operará.

4. Ejercicios del equipo anfitrión.

Estos ejercicios, ya sean noches de actividades, salidas en equipo o clubes de libros, son importantes para establecer la unidad del equipo. Cuanto más interactúe el equipo entre ellos, más se acercarán y más eficaces serán cuando trabajen juntos.

5. Organizar reuniones del equipo.

Las reuniones son perfectas para que los miembros de su equipo discutan los problemas que enfrentan, los éxitos que han tenido y el líder de su equipo para ofrecer orientación y actualizaciones sobre el progreso del evento.

Un evento de creación de equipos de calidad incluirá el trabajo en equipo, inspirará la comunicación y requerirá una apertura mutua.

Aquí hay algunos hábitos de reunión efectivos que debe seguir:

  • Obtener / crear agenda escrita por adelantado
  • Revise la lista de asistentes y envíe actualizaciones de horarios
  • Gestione su reunión por el reloj.
  • Tome nota de la reunión.
  • Haga un seguimiento con los miembros del equipo después de su reunión

Estos cinco aspectos claves lo ayudarán a construir y mantener su sólido equipo de administración de eventos, listo para enfrentar cualquier evento de recaudación de fondos.

3. Construir un presupuesto

Ahora es el momento de planificar lo que planea gastar y lo que espera hacer con este evento. Una vez que se establece su presupuesto, es aconsejable no desviarse de sus gastos establecidos (a menos que surjan situaciones de emergencia).

Su objetivo es asegurarse de realizar al menos un aumento del 10% en los ingresos sobre la cantidad gastada en el evento, por lo que todos los costos asociados al evento deben permanecer dentro de una cantidad alcanzable. 

Gastar € 100,000 no tiene mucho sentido si solo espera traer una treintena de personas a este evento (a menos que esos donantes estén prometiendo donaciones masivas para tu causa).

Su presupuesto debe incluir:

  1. Gastos de personal
  2. Lugar de encuentro
  3. Abastecimiento
  4. Honorarios de entretenimiento y oradores
  5. Marketing
  6. Software de gestión de eventos
  7. Software de crowdfunding

4. Elija su lugar y fecha del evento

Al seleccionar el lugar de su evento, hay varias que deberá responder para cumplir con los objetivos generales de su evento de recaudación de fondos, tales como:

Objetivos de alto nivel

  • ¿Es mi lugar lo suficientemente grande? ¿Es demasiado grande?
  • ¿Cuántas habitaciones necesitaré?
  • ¿Este lugar absorbe una cantidad desproporcionada de mi presupuesto?
  • ¿Este lugar está disponible cuando lo necesito?

Aspectos prácticos

  • ¿Qué tipo de estacionamiento tiene el local?
  • ¿Tendré que proporcionar mi propio equipo de A / V?
  • ¿Este lugar tiene servicio celular o conexión WiFi para los asistentes?

En cuanto a la fecha de su evento, deberá coordinar la disponibilidad entre su sede, su catering, sus oradores y el entretenimiento. 

Asegúrese de tener varias fechas potenciales en mente antes de llegar a los lugares y use la herramienta de programación en su software de gestión de eventos como Eventbrite para rastrear todas las fechas de disponibilidad del lugar.

Ahora que tiene un lugar, es hora de pensar en cómo atraerá a los invitados a su evento.

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5. Libro de oradores, entretenimiento y catering.

Sus oradores y entretenimiento son perfectos para diferenciar su evento para poder recaudar fondos de otros. 

Sus oradores invitados deben ser relevantes para su causa, de preferencia con experiencia en el campo o alguien apasionado por lo que defiende.

La selección de su proveedor le brinda a sus invitados la oportunidad única de comunicarse e influir en su evento de recaudación de fondos. 

Antes de seleccionar un proveedor, consulte las listas de miembros de su organización y encueste a los posibles asistentes sobre qué tipo de alimentos les gustaría comer en su evento, ya sea por correo electrónico o en las redes sociales.

6. Configuración de registro

Es importante que sus asistentes tengan un formulario de registro de fácil acceso, ya sea en su sitio web o un proveedor externo. Sus esfuerzos de registro son una mina de oro para la investigación de recaudación de fondos. 

Este formulario de registro debe incluir solicitudes de una dirección de correo electrónico, un número de teléfono, una dirección y cualquier otra información que necesitará para comunicarse en el futuro una vez que el evento haya concluido.

7. Usar marketing digital.

¡Ahora es el momento de mi parte favorita, el marketing!

Las técnicas de marketing tradicionales, como las llamadas en frío y el correo, son más adecuadas para eventos dirigidos a las generaciones anteriores. Si su mercado objetivo está orientado a grupos de edad de cincuenta años o más, entonces esas prácticas tradicionales de marketing son las mejores.

Hay varias vías que puede tomar al promocionar su evento para recaudar fondos. Internet ha abierto nuevas puertas para el marketing de eventos a través de correos electrónicos, redes sociales y marketing de contenido en su propio sitio web. 

Aquí hay algunas de las mejores prácticas para cada uno:

Medios de comunicación social:

Los medios sociales están cambiando para siempre con actualizaciones y reescrituras de algoritmos. No hay una solución para todos cuando se trata de marketing en redes sociales, pero aquí hay algunas pautas para ayudar a mejorar su campaña.

Facebook (mejor para eventos promocionados a asistentes entre 18 y 49 años )

  • Únase a grupos relevantes para su evento de recaudación de fondos para publicar contenido relacionado con el evento para aquellos que tengan más probabilidades de estar interesados
  • Varíe sus tipos de contenido (enlaces, imágenes y videos) para mantener la publicidad de su evento actualizada
  • Publique al menos dos veces al día en su página y una vez al día en cada grupo para garantizar que la mayoría de las personas puedan ver su campaña sin alejar a los espectadores.
  • Separe los fondos que se utilizarán para anuncios pagados en Facebook

Twitter (mejor para eventos con entre 18 y mediados de los 20 asistentes )

  • No use más de dos hashtags por tweet (el compromiso se reduce después de dos)
  • Investigue los hashtags de Twitter con herramientas para asegurarse de que sus hashtags tengan alcance y popularidad.
  • Twittear no más de tres veces por día (el compromiso de tweet disminuye después de tres )
  • Use imágenes en sus tweets (preferiblemente GIF e imágenes) para aumentar su participación y la probabilidad de ser visto

Google+ y LinkedIn (lo mejor para mejorar el alcance general de tu contenido )

  • Únase a grupos relevantes a su causa
  • Asegúrese de participar con otras publicaciones en estos grupos, de lo contrario, corre el riesgo de ser marcado como un spammer de enlaces
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Marketing de contenidos:

Podría seguir para siempre sobre el marketing de contenidos, debido que es lo que hago a diario. Hay miles de organizaciones que han tenido un éxito significativo después de emplear una estrategia de marketing de contenido.

Su estrategia de marketing de contenido incluye blogs en su sitio web sobre cómo ayudar a niños de todo el mundo, crear videos de YouTube sobre la causa y compartir actualizaciones y anuncios en su Twitter ha aumentado considerablemente su visibilidad como organización.

¿Quiere optimizar el contenido de su sitio web?

Desarrollar una estrategia de optimización de motores de búsqueda (SEO).

La optimización de motores de búsqueda es la práctica de desarrollar su contenido para que los motores de búsqueda como Google prioricen su sitio web sobre sus competidores.

Para hacer eso, asegúrese de:

  • Escriba publicaciones de blog regulares: los blogs son un método comprobado para informar a sus seguidores sin fines de lucro y posibles asistentes sobre su organización desde su propia perspectiva. Con esta forma de contenido, usted controla la narrativa, en lugar de confiar en los periodistas externos para que le den forma. Use su blog para compartir actualizaciones y detalles sobre su evento, incluido quién asistirá, dónde se celebrará y todo sobre la causa que espera afectar. Estas publicaciones de blog deben publicarse en un horario regular, ya sea diario o semanal. Lo importante es mantener la coherencia para que tus seguidores esperen cuando recibir noticias tuyas.
  • Mantenga su contenido relevante: los motores de búsqueda como Google evalúan el contenido de su sitio web para asegurarse de que sea relevante con lo que prometen sus titulares. Asegúrese de que su estrategia de marketing de contenido para su evento de recaudación de fondos sea relevante, ya sea que esté escribiendo publicaciones en el blog, creando infografías o creando videos.
  • Realice una investigación de palabras claves: la investigación de palabras clave es importante cuando se trata de clasificar en las listas de búsqueda de Google. 
  • Enlace interno (cuando sea relevante): si aún no lo ha notado, algunos de los enlaces se remontan a otras publicaciones de blogs. Estos enlaces internos no solo son útiles para el lector, sino que el contenido es de alta calidad y lleva a más tiempo dedicado a su dominio. Cuanto más tiempo pase un lector en un dominio, es más probable que se conviertan (en este caso, una conversión sería un registro para su evento).

El marketing de contenidos también es importante para crear suscriptores de correo electrónico, lo que nos lleva a nuestra última forma de marketing digital.

Email:

El email marketing es diferente a las redes sociales. En lugar de esperar obtener la atención de los seguidores y los miembros del grupo, una estrategia de correo electrónico no compite por la atención de la misma manera que lo hacen las publicaciones en las redes sociales. 

Las redes sociales cambian constantemente los diseños, los algoritmos y la demografía, mientras que el correo electrónico se ha mantenido relativamente constante desde su creación.

Hay tres pasos para construir una exitosa campaña de email marketing :

  1. Conectar: Su campaña de correo electrónico debe contar una historia. Presenta al lector el problema que intenta resolver y explica cómo su evento de recaudación de fondos es la solución al problema.
  2. Educar: su correo electrónico debe incluir dónde, cuándo, por qué y cómo de su evento. ¿Dónde tendrá lugar el evento? ¿Cuándo tendrá lugar? ¿Por qué está organizando este evento? ¿Y cómo resolver su problema el asistir a su evento?
  3. Haga una oferta: en su campaña de correo electrónico, haga ofertas de registro anticipado a posibles invitados, como tarifas de asistencia mas bajas o una rifa de algún tipo. Dele a sus lectores de correo electrónico algo especial que no obtendrían en ningún otro lugar.

Si sigue estas prácticas, la comercialización de su evento será muy fácil y sus listas de registro se lo agradecerán.

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8. Comenzar a recaudar fondos antes del evento.

No tiene que esperar a que el evento comience a recolectar dinero. A algunos de los posibles asistentes no les gustaría nada más que ayudar a la causa, pero por alguna razón (gastos de viaje, conflictos de horarios o distancia), algunos no podrán realizar el viaje.

No deje que esos posibles donantes se vayan sin darles la oportunidad de ayudar desde la distancia. 

Una vez que haya agotado sus métodos tradicionales de recaudación de fondos, como llamadas y cartas de recaudación de fondos, la recaudación de fondos en línea es su próxima mejor fuente de ingresos.

En este caso, el software de crowdfunding es muy útil para recaudar dinero.

Crowdfunding es una de las formas más efectivas de recolectar donaciones en línea, además de promocionar sus propios formularios de donación en las redes sociales y en el correo electrónico. 

El Crowdfunding se basa en el alcance de las redes sociales de aquellos que brindan, por lo que en el proceso puede terminar enganchando a nuevos donantes que no había esperado alcanzar en primer lugar.

Primero deberá elegir una plataforma. Una vez que haya seleccionado su plataforma, siga las prácticas de marketing enumeradas anteriormente para correr la voz sobre su campaña de crowdfunding.

Una vez que haya recopilado todo lo que pueda de su campaña de financiación colectiva, asegúrese de tenerlo en cuenta en su objetivo de recaudación de fondos, así como en su presupuesto.

¡Ahora es el momento del evento principal!

9. Organice su lugar y organice su evento.

Por fin ha llegado el día para su evento. Usted seleccionó su lugar, atrajo a tantos invitados como pudo y todo se está reuniendo para la recaudación de fondos.

Días antes del evento, hay algunas cosas que debe poner en orden:

  1. Llame a todos los proveedores externos, incluidos los proveedores de servicios o empresas que proporcionan equipos de A / V
  2. Verifique si el lugar está listo con los propietarios del lugar al menos una semana antes del evento para dar cuenta de cualquier problema
  3. Póngase en contacto con su red de voluntarios para ayudar a organizar su evento.
  4. Prueba todo el equipo cuando llegue al lugar.
  5. Asegúrese de que todos los proveedores hayan pagado lo que se debe

Hay algunas herramientas que necesitará para asegurarse de que este día pase sin problemas, la mayoría de las cuales debe ser manejada por su software de gestión de eventos:

  1. Sistema de tickets: hay que seguir la pista de quién está aquí y quién no.
  2. Sistema de recaudación de fondos: en función del tipo de recaudación de fondos, necesitará un software de subasta, un software de texto para dar algún tipo de sistema de recolección en línea de igual a igual.
  3. Gestión de bloques de habitaciones: Esto le ayudará a hacer un seguimiento de qué habitaciones del lugar se utilizarán y cuándo.
  4. Gestión de voluntarios: en caso de que decida traer ayuda adicional para el evento.

Ahora, ¿qué hace una vez que el evento ha concluido?

10. Evalúe sus metas y haga un seguimiento con los invitados.

Usó sus herramientas de gestión de eventos para registrar a todos los solicitantes de registro, registrar a todos los asistentes, programar todas las fechas y necesidades y, finalmente, toda esta información es crucial para saber si alcanzó sus metas o no. 

Ahora tiene todos esos datos disponibles para usted.

Asegúrese de responder estas tres preguntas:

  1. ¿Alcanzó sus metas de recaudación de fondos y de asistencia?
  2. ¿Asistió la prensa a su evento (y si es así, qué dijeron ellos)?
  3. Si no se cumplieron los objetivos, ¿qué puede hacer para cumplirlos la próxima vez?

Finalmente, agradezca a sus invitados no solo al final del evento, sino también después de que todos se hayan ido a casa. 

Envíe correos electrónicos de seguimiento agradeciendo a sus asistentes su generosidad y pídales que estén atentos a su próximo evento de recaudación de fondos.

¿Cuénteme sobre su evento de recaudación de fondos? ¿Le ayudó esta lista de verificación? ¿Cuál fue su herramienta favorita para planificar su evento de recaudación de fondos ? 

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Nana González

Entusiasta, positiva y asertiva, si hay un reto, por favor, pónmelo y lo haremos realidad, la respuesta es SI. ¿Cual es la pregunta?

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