¿Cómo organizar exitosamente un evento online

¿Cómo organizar exitosamente un evento online

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A pesar del acelerado ritmo de los avances tecnológicos, el mundo de los negocios sigue girando sobre el eje de las relaciones interpersonales. Por esta razón muchas personas independientes y grandes empresas recurren a la realización de eventos online u offline, para crear una gran red de profesionales o networking, estableciendo así relaciones laborales, alianzas estratégicas, lazos empresariales e incluso amistades.

Para ver crecer a nuestro proyecto y expandir la presencia y alcance de nuestra marca, tarde o temprano debemos recurrir a estas reuniones, ya sea en calidad de organizador, sponsor o patrocinadores o participantes. Si eres de los que quiere maximizar los beneficios, sin duda pensarás que más allá de asistir al evento, quieres organizarlo ¡Entonces llegaste en el momento adecuado!, de seguro ahora te surgen algunas dudas sobre ¿por dónde comenzar?, no te preocupes, en el post de hoy, te ayudaré con los primeros pasos para crear un evento en línea

El Marketing de un Evento Online

Lo primero que debe definirse es una idea clara de lo que buscamos lograr con el evento. Generalmente, la meta es impactar de forma grata a los participantes, generando acciones de compra y así aumentar nuestra conversión. Por supuesto, esto debe lograrse sin abandonar los valores y la esencia de la marca, al contrario, debemos aprovechar con la realización del evento, mostrar nuestra esencia como marca y los productos o servicios que ofrecemos.

Si queremos conquistar a un público o sector específico, y además queremos comercializar un producto fuera de lo tradicional, podemos optar por los eventos en línea y así mostrar los beneficios que ofrece el producto a nuestros clientes.

Las alternativas de crear eventos en línea como webinars, salas virtuales, conferencias en live stream, hangouts, entre otros, tiene el beneficio inmediato de abaratar costos y ampliar el mercado (pueden asistir personas desde cualquier parte del mundo, sin salir de su casa), pero hay que tener en cuenta una serie de factores si queremos realizar un evento destacado y exitoso, que logre impactar a los usuarios.

Crear un nombre que impacte y venda

Si quieres cautivar y atraer la atención de tu público objetivo, que tiende a dispersarse rápidamente, por la cantidad de eventos que hay hoy en día, debes aprovechar desde el primer día que lances el evento, utilizar un nombre llamativo y asegurarte que llene las expectativas creadas.

Ser visuales

Grandes expertos coinciden en este punto. Para llamar la atención y generar expectativa, nada mejor que captar la atención de sus ojos. Puedes realizar un audiovisual de un minuto o menos, donde compartas la información de tu evento y lo “vendas” al público, la razón principal de esta recomendación que no se pase más de un minuto, si es un vídeo para vender tu producto debes atraerlo en el primer instante, con un mensaje claro y conciso. Este material puede difundirse a través de la mayoría de medios masivos y digitales, como las redes sociales, página web, blog, entre otros esto te ayudará a garantizar un impacto considerable en las comunidades virtuales.

Hoy en día muchísimas empresas tienden a organizar eventos online o eventos virtuales, pero para que un evento sea un éxito, es necesario la creación de una estrategia de marketing y comunicación, tener una buena estrategia ayudará a dar una buena visibilidad a la marca, por supuesto también podrás aumentar más tu interacción con los clientes.

Ventajas de crear una buena estrategia de marketing y comunicación

  • Mejorar la presencia de la marca
  • Conseguir más leads
  • Ofrecer una buena experiencia al cliente o usuario
  • Transmitir la esencia de la marca; incluyendo los valores, objetivos, misión y visión
  • Expandir la red de contacto profesionales
  • Tener más alcance internacional.
  • Transmitir la información de manera precisa para lograr el objetivo establecido
Ventajas estrategia marketing y comunicación

Fases para crear una estrategia de marketing y comunicación

A la hora de diseñar una estrategia de marketing, se tiene que tomar en cuenta algunos pasos imprescindibles para su creación:

Fase I: Definir el objetivo del evento online

La base para la creación de un evento online, es definir el objetivo que se quiere conseguir a través del evento, por ejemplo

  • Aumentar la interacción con nuestra comunidad
  • Ampliar nuestra lista de suscriptores
  • Conseguir que los participantes adquieran nuestro producto o servicio que ofrece la marca (aumentar nuestra tasa de conversión)
  • Ampliar nuestra red de contactos profesionales o networking

A la hora de crear un plan para un evento online, hay que definir los KPI (Key Perfomance Indicator), son indicadores de gestión que te permiten medir si las estrategias que definiste, pueden alcanzar o lograr los objetivos propuestos por los organizadores del evento.

Fase II: Definir nuestro público objetivo

Hay que definir el público que queremos alcanzar, estar en los medios de comunicación adecuados para que ellos se enteren y conozcan sobre el evento y posteriormente se inscriban y participen, algunas preguntas que puedes realizarte a la hora de definir tu público objetivo son:

  • ¿Qué tipo de público queremos captar?
  • ¿Queremos que el usuario adquiera nuestros productos o servicios?
  • ¿Cuáles son los canales de comunicación en los que debemos tener presencia?
  • ¿Conocemos a nuestro público objetivo? (gustos, necesidades, problemas, edad, sexo, situación económica, hobby, entre otros)

Estas son algunas preguntas que puedes realizar cuando definas tu público objetivo, otra manera de definir un perfil de tu cliente es usando el empathy map.

Para que nuestro evento online sea un éxito es esencial que nuestro público se  entere, comparta, asista, participe y sea vocero del evento; antes, durante y después del mismo; para ello debemos crear una conexión con el público y ofrecer un evento que aporte valor al usuario. Es de gran importancia hacer sentir a nuestro público o comunidad parte de la marca, que se sienta cómodo como en su casa, ya que es vital su participación. Hoy en día, más que nunca, las redes sociales nos impulsan a tener un contacto más cercano, personalizado e inmediato con nuestra comunidad.

Fase III: Definir estrategias y actividades

En esta fase es necesario aplicar toda nuestra creatividad, talento y un poco de locura para crear estrategias que atraigan a nuestro público y lograr los objetivos del evento online. Dentro de las actividades que se deben realizar, es definir un buen plan de publicación. Por ejemplo, si nuestro objetivo es aumentar nuestros leads, algunas actividades pueden ser:

  • Crear una Landing page, especialmente para el evento, con información relevante como: ¿Qué es el evento?, Beneficios del evento para el participante, Ponentes o conferencistas, Invitados especiales, ubicación, fecha y lugar. Dentro de la Landing Page, se recomienda un diseño simple, minimalista que atraiga y muestre lo necesario para no cansar al usuario y así ayudar a la optimización y usar CTA (Call To Action) en el espacio o posición adecuado para poder aumentar nuestra conversión y por supuesto nuestros leads.
  • En la red social Facebook a través de la Fan Page podemos integrar un formulario de suscripción al evento, también podemos crear eventos dentro de Facebook, y así aumentar más la interacción y conocer un número aproximado de los participantes que están interesados en el evento.
  • También es válido pagar por publicidad en la red social que se encuentra tu público objetivo, es importante definir el presupuesto que vas a invertir si vas a usar publicidad.

Fase IV: Definir recursos, presupuesto y talento humano

Hay que definir que recursos se necesitan para poder cumplir con las actividades, por ello es necesario conocer el costo del recurso que se necesita y asignar a la persona encargada que será el responsable de la actividad. Cuando definas los recursos hay que tomar en cuenta la cantidad de recursos materiales, tecnológicos, económicos, institucionales, entre otros; a la hora de realizar el presupuesto hay que definir un costo aproximado del evento más un 30% para reservas; por cuestión del aumento del costo de los recursos o un costo imprevisto que puede aparecer durante del evento y la asignación del talento humano, hay que definir la persona encargada de cada actividad y el tiempo estimado que tiene para cumplir la actividad asignada y sus funciones.

Fase V: Medir y ajustar nuestras estrategias

Aunque esta estrategia es a corto plazo, es de gran importancia durante el evento, medir y cambiar algunas actividades que funcionan como estaban planificadas y después del evento tomar aprendizaje de los errores cometidos y así pulir para el evento siguiente.

Fases estrategia marketing y comunicacion

Redes sociales para impulsar un evento online

Las redes sociales nos ofrecen grandes posibilidades de conectar y comunicar con nuestra comunidad, así a través de las redes sociales podemos crear campañas para generar expectativas, ofrecer contenido de valor y atraer a los participantes. Dependiendo de la magnitud del evento, se debe definir la fecha para comenzar las campañas de marketing del evento, lo más recomendable si es para un evento pequeño hay que empezar la campaña con 1 mes de anterioridad y si es un evento grande lo ideal es comenzar 3 meses antes del evento.

Antes de definir las redes sociales que van a impulsar el evento, debemos definir algunos factores:

  • Verificar la presencia de tu público objetivo: conocer las redes sociales que usan más tu público objetivo, definir cómo quieres conectar con ellos.
  • La estrategia de contenido: definir los contenidos que pueden aportar valor a tu público objetivo y así atraerlos; usando artículos, imágenes, infografías, entre otros.
  • Crear una plantilla o formato de las imágenes del evento: se debe definir el nombre del evento, logo, ubicación, lugar, colores, entre otros y así tener un diseño unificado que represente a la marca y al evento.

Una vez que tengas definido todo, hay que recordar que los resultados no son inmediatos, es importante ser constante en las redes sociales, atender a los clientes y ser detallistas.

Herramientas para realizar eventos online

La ventaja de abarcar un público mayor también tiene su lado oscuro, ya que se torna más complicado controlar a la población asistente y lograr que la experiencia sea del agrado de todos. Aquí es donde aportan valor las muchas herramientas disponibles.

Primero que nada, se debe definir un proceso de registro y acceso cómodo y seguro. También requeriremos normas o recomendaciones para el público (nada distinto a un evento offline), y por último pero no menos importante, planes trazados en caso de que algo falle. Un evento en línea siempre debe poder caer sobre sus dos pies.

Aprovechar las redes

Sí, de nuevo las redes sociales. Estas plataformas son vitales para difundir y viralizar nuestro mensaje, y además podemos explotar las capacidades de sitios como Periscope o Facebook Live para dar información en vivo y dar un abreboca del evento, o puedes usar Twitter para generar constantemente información sobre el mismo, usar Instagram para mostrar imágenes y vídeos que seduzcan al público ¿y por qué no usar snapchat? Para atraer un público joven y dispuesto a participar un evento en línea que aporte. Lo importante es abarcar todas las redes necesarias, y definir un plan de acción exclusivo para cada una de ellas, para ello puedes leer este post sobre cómo crear un plan de publicación (http://yiminshum.com/crear-un-plan-de-publicacion/).

Generar expectativa

Muchos pasarán por alto tu evento en línea a primera vista, pero es tu labor hacer que esto cambie ¿Cómo? Crea expectativas o intrigas en torno a la ocasión, bien sea promocionando a los involucrados (los conferencistas o invitados especiales), realizando concursos a través de las redes sociales, difundiendo campañas que siembren la incógnita en el público, entre otros. Las posibilidades son infinitas, esta en ti y tu creatividad, en explotar y aprovechar cada tendencia.

Atraparlos de principio a fin

Una de las desventajas de los eventos en línea es que, a diferencia de los tradicionales, estos pueden literalmente minimizarse y caer en el olvido. Para evitar esto, lo mejor es planificar al detalle el contenido del evento, buscando siempre tener focos de atención.

Esto se vuelve algo más sencillo en el caso de las conferencias o los webinars, ya que para estas modalidades podemos hacer guiones milimétricos, y tan solo necesitaremos una buena historia para mantener al público enganchado.

No arriesgar con la infraestructura

Imagina que a mitad del live stream más esperado, se cae la conexión a internet, o peor aún, surge un pantallazo azul en tu computador. Los eventos en línea recaen totalmente en una buena infraestructura y soporte técnico, por lo que debes dedicar los recursos tecnológicos necesarios y  lograr tener una base sólida, que te permita realizar tu evento sin preocupaciones.

Existen plataformas que pueden facilitarnos este trabajo, como brightTALK o WebEx, que no solo ofrecen sus servidores, si no que se pueden encargar de otras tareas como el registro de participantes y el control de asistencia.

Nota: Este punto quizás te deje cierta preocupación en cuanto a términos monetarios, pero calma, muchas veces no necesitaremos un presupuesto exagerado para realizar un evento en línea. Hay opciones económicas e incluso gratuitas para desarrollar nuestras ideas, tal es el caso de los Hangouts On Air de Google, donde podemos transmitir en vivo mediante Youtube a la cantidad de participantes que queramos. Claro, si buscamos crear algo memorable, nos tocará desembolsar un poco más.

Grabar el evento

Muchas de las personas registradas no podrán asistir a la convocatoria, pero no por eso debemos olvidarlos. Siempre que la modalidad lo permita, graba todo el material posible o documéntalo de alguna forma. Posteriormente podrás ofrecer este contenido a los que no pudieron asistir, e incluso a los que no supieron del evento hasta después de que pasó.

En resumidas cuentas, a pesar de que cada evento es un mundo, existen “lugares comunes” para las reuniones en línea. Primero, debe existir una constante promoción previa, tanto del evento como de sus ponentes o invitados especiales. Segundo, el “durante” debe ser sólido como una roca: todo controlado, evitando accidentes o fallas inesperadas que ensucien nuestro trabajo. Por último, hay que lograr que nuestro contenido perdure. Darle seguimiento al evento en línea, recoger las opiniones de los asistentes, o publicar el material grabado, son algunos de los caminos para lograr esto.

Hoy en día el desarrollo de eventos online, se ha incrementado ya que las marcas buscan tener más alcance y presencia para la marca; por supuesto también te ayudará a conectar más tu público y conectar con más profesionales en el área. Gracias a las redes sociales, cada vez es más fácil contactarse y conectar con las personas en vivo y directo; sin perder tiempo

¿Quieres organizar un evento online, pero no sabes que herramientas te pueden ayudar a construir, difundir y realizar seguimiento? Estás en el post adecuado. Hoy te presento diferentes herramientas que te apoyarán en el evento online que deseas realizar.

Gracias al internet, se nos facilita organizar eventos online de todo tipo. Ya sea eventos profesionales o personales, te presento diferentes herramientas para realizar eventos online:

1- Facebook Events: Gracias a la gran presencia que tiene la red social, según la agencia We Are Social, en su último estudio, comentó que Facebook tiene más de 1.590 millones de usuarios activos, Facebook Event es la herramienta que te ayuda a tener un gran alcance en tu convocatoria y la información tiene altas posibilidades de viralizarse a través de ella, también te puede ayudar a estimar la cantidad de personas que posiblemente asistan al evento y también aumentarás más tu interacción con los usuarios.

La red social Facebook te permitirá crear eventos en unos minutos e invitar a tus amigos, así como a los amigos de tus amigos.

Costo: Gratuito, solo necesitas estar registrado en la red social Facebook.

2- Evenbrite: Te ayuda a crear eventos, Evenbrite te permitirá vender entradas. Tienes la opción de personalizar tu evento, agregando los logos de la marca, links que necesitas adjuntar, imágenes que usarás y hasta enviar los tickets con códigos de barra para que los participantes los puedan imprimir.

Costo: Es gratuito si el evento es gratis, la versión gratuita te permite publicar y promocionar el evento, también te permite realizar el seguimiento de forma sencilla de los registros a fiestas, clases, seminarios, eventos para generar contactos, eventos sin ánimo de lucro, visitas y mucho más. Para la versión paga, dependiendo del costo de la entrada, ellos cobrarán una comisión más el impuesto.

3-Eventzilla: Es muy parecida a Evenbrite, te permite crear eventos personalizados. La diferencia es que para los eventos que son pagos se deben realizar los pagos a través de Eventzilla por VISA, Master Card, AMEX, PayPal y Check & Cash.

Costo: Si son eventos gratuitos, ello no cobran por el uso de la herramienta pero cobran 1$ por cada asistente. La tasa se paga por los asistentes del evento pero si los organizadores del evento quieren pagar la tasa por todos los participantes también lo pueden realizar.

4-DoAttend: Es una herramienta muy interesante, fácil de usar y con una interfaz intuitiva para los usuarios. Es una herramienta que no solo es para vender entradas también te permite personalizar sus tickets agregando su logo.

Costo: a los eventos gratuitos no se les cobrará un costo. Si son eventos pagos, se realiza a través de PayPal.

5-Confirmame.com: Es un herramienta en español, los eventos se clasifican de la siguiente manera: salidas con amigos, deportes, cumpleaños, fiesta, salir a comer o beber, viajes, cultura, reunión, concierto y festivales, entre otros. Las funcionalidades están divididas en tres secciones: publicación, promoción y administración. Se pueden crear eventos rápidamente y personalizar y enviar las invitaciones a los contactos, familias y amigos a través de Facebook y Twitter.

Costo: Es una herramienta gratuita

6-Socialmention:Es una Herramienta gratuita que te permitirá monitorizar los eventos, te permite ver lo que dicen, comentan a través de las redes sociales e internet sobre el evento, te permite descubrir las palabras clave y hashtags que tu comunidad asocia a tu marca.

Costo: Es una herramienta gratuita

7-Easypromos: Es una herramienta que te apoyará para crear cualquier tipo de concurso a través de las redes sociales y generar leads cualificados y segmentados. Esto ayuda a promocionar más el evento, tener más alcance y administrar mejor el concurso

Costo: El servicio más económico es de 15 euros por promoción única o suscripción mensual, respectivamente.

8-Yarr TV: Dentro de un evento es de vital importancia la participación de nuestros seguidores por ello es importante que ellos se sientan parte del evento y ellos mismos compartan su experiencia. Esta herramienta permite a nuestros seguidores publicar tweets en la red social twitter y a través de las pantallas se proyectará el tweet con la imagen y muestra un seguimiento en directo de una cuenta, hashtag o temática. Por supuesto esta herramienta también puede ser usada en las redes sociales Instagram y Facebook

Costo: Posee una versión gratis y premium que tiene un costo desde 99 euros.

9-Suma CRM: Esta herramienta te permite gestionar los datos de los participantes, si necesitas hacer un seguimiento a clientes potenciales y no posees mucho presupuesto, este CRM (Customer Relationship Management) puede ayudarte.

Costo: Dispone de una versión gratuita.

10-LiveMinutes: Esta herramienta te permitirá planificar tus eventos, te da la opción de asignar y planificar todas las tareas e hitos dentro del evento, te permite asignar las tareas a los miembros del equipo, incluso realizar llamadas con ellos.

Costo: Es gratis

11-Basecamp: Es una herramienta que te permite planificar no solamente eventos sino también proyectos, dispone de una versión de prueba de dos meses y podrás clasificar todas las actividades que necesitas realizar para que el evento sea un éxito, también te permite asignar a cada actividad un encargado, antes de lanzar el evento.

Costo: Si es de uso interno con tu equipo Basecamp cobra unos 29$ mensuales pero si son con tus clientes cobra unos 79$ mensuales

12-Ticketea CkeckPoint: Es una herramienta que te permite controlar el acceso y validación de las entradas y así evitar fraudes o infiltrados en el evento, es una aplicación que está disponible tanto para iOS como para Android.

Costo: Gratuito.

Beneficios de usar herramientas para realizar eventos online

  • Optimizar la organización del evento.
  • Mayor control en el evento.
  • Ahorro de tiempo.
  • Facilita el proceso de inscripción y registro.
  • Aumenta la interactividad dentro del evento

¿Qué otra herramienta te gustaría agregar?

herramientas para realizar eventos

Yi Min Shun

soy ingeniero de computación, profesora universitaria en la UJAP - Venezuela, en los últimos años me he especializado en el mundo del marketing digital, social media y marca personal. Soy blogger en www.yiminshum.com y también he colaborado en los blogs de MagentaIG, MeryElvis, Platzi, Mclanfranconi, blogueros de Venezuela, Merkactiva, Mercadotecnia Total, Marketeros LATAM y Marketing Trooper. Mis redes sociales: Facebook: Yi Min Shum Instagram: @yiminshum Twitter: @SYimin Google+: Yi Min Shum Xie Pinterest: Yi Min Shum Xie Snapchat: yiminshum Mi página web: www.yiminshum.com